De Nederlandse havens staan bekend als een van de meest efficiënte en geavanceerde logistieke omgevingen van Europa. Achter die dagelijkse operatie zit een enorme digitale laag die alles met elkaar verbindt. Portbase vervult daarin met haar Port Community System een centrale rol en is de schakel tussen het bedrijfsleven en autoriteiten.
Met duizenden aangesloten bedrijven en klanten zorgt het platform dat informatiestromen rondom schepen, lading en transport naadloos samenkomen. Die schaal en afhankelijkheid van het platform maken één ding duidelijk: systemen moeten niet alleen werken, ze moeten ook meebewegen.
En precies daar zat voor Portbase een uitdaging in hun eigen interne processen. Hierover spreken we met Leon Tas (Programma Manager @ Portbase) en Michael van den Berg (Financial Controller @ Portbase).
‘We werkten met een aantal verschillende systemen, dus een systeem voor finance, een voor ons CRM en een voor HRM. Die werkten individueel van elkaar wel, maar maakten ons als organisatie minder wendbaar omdat ze niet met elkaar konden communiceren.’ vertelt Leon. Kleine aanpassingen vroegen al snel om externe ondersteuning en maatwerk. Dat maakte het lastig om snel te schakelen of processen aan te passen. ‘We wilden naar een systeem waarmee we data konden hergebruiken en dat eenvoudig te integreren was, ook met ons PCS.’
De wens was helder: minder losse systemen, meer samenhang en vooral meer regie over eigen processen.
Portbase besloot Irixs in te schakelen en te kiezen voor AFAS. Niet alleen als vervanger van bestaande applicaties, maar ook als fundament voor een geïntegreerde manier van werken waarin processen rondom finance, sales en HRM samenkomen.
‘We hadden de doelstelling om binnen een jaar tijd alle processen in AFAS te hebben en het grondig te testen,’ vertelt Michael. ‘Dat deden we samen met collega’s van sales, finance, HRM en operatie én met consultants van Irixs. Door hun frisse blik, ervaring en specialistische kennis waren ze echt van grote toegevoegde waarde.’
Tijdens de implementatie kwamen verschillende onderdelen samen. Finance was relatief overzichtelijk, maar vooral HRM en abonnementsfacturatie vroegen om een zorgvuldige inrichting.
‘We hadden toen zo’n 3500 facturen die er maandelijks uit moesten. Dan moet je zeker weten dat dat proces gewoon klopt en blijft draaien. Nu is het aantal facturen gewoon verdubbeld en ben ik blij dat dat nu via AFAS loopt.’
Michael van den Berg Financial ControllerNaast de implementatie van AFAS was er een specifieke wens: een integratie met de zogeheten aanmeldstraat. Via deze route melden klanten zich aan bij Portbase. De ingevoerde gegevens worden dankzij de koppeling automatisch gevalideerd en doorgestuurd naar AFAS. Daardoor ontstaat één consistente datastroom, zonder dubbele invoer of handmatige controles.’
‘Dankzij deze integratie besparen we klanten en onszelf enorm veel tijd,’ vertelt Leon. ‘Waar het klant onboardingsproces voorheen zeven werkdagen kon duren, is dit nu soms al binnen één dag afgerond.’
Wat in het traject opvalt, is dat de samenwerking verder gaat dan alleen de inhoud. Juist die manier van samenwerken maakt het verschil. Portbase werkte tijdens de implementatie intensief samen met de consultants van Irixs in zogeheten focusweken. In die periodes werd er samen intensief gebouwd, getest en bijgestuurd. Dat zorgde voor korte lijnen en snelle besluitvorming.
Ook nu blijven die korte lijnen en snelle besluitvorming zichtbaar. Heldere dagverslagen zorgen ervoor dat iedereen precies weet wat er gedaan is, welke keuzes er zijn gemaakt en wat de volgende stap is. Dat lijkt misschien klein, maar maakt het verschil. Het voorkomt ruis, geeft vertrouwen en zorgt dat Portbase zelf regie houdt. ‘Die transparantie en manier van communiceren zorgen ervoor dat Irixs niet voelt als een externe partij, maar als een verlengstuk van het team’ aldus Leon.
In de periode na de implementatie verschoof de samenwerking van projectmatig naar doorlopend. Niet meer gericht op opleveren, maar op verbeteren. Samen kijken waar processen nog eenvoudiger kunnen, waar de standaard beter benut kan worden en welke stappen logisch zijn richting de toekomst.
‘Toen we intern meer zijn gaan doen met onze eigen beheerder en key-users, bleef Irixs aangehaakt als sparringspartner,’ vertelt Leon. ‘De consultants houden ons op de hoogte van de ontwikkelingen in de markt, denken mee in procesoptimalisatie en geven altijd eerlijk advies.’ Ook op momenten dat er dringend capaciteit nodig is, blijft die flexibiliteit belangrijk.
‘Toen doorontwikkeling dreigde stil te komen liggen door een gat in onze bezetting, konden we snel schakelen met Irixs en hadden we binnen no-time extra versterking zodat alles goed bleef functioneren.’
Dankzij deze aanpak heeft Portbase nu een fundament dat past bij de schaal waarop het opereert. Een omgeving waarin processen logisch samenkomen, automatisering die echt wat oplevert en ruimte om verder te groeien.
De samenwerking met Irixs speelt daarin nog steeds een rol. Niet als uitvoerende partij op afstand, maar als betrokken partner die meedenkt over de volgende stap. Want juist in een omgeving die continu in beweging is, zit de meeste waarde niet in één grote verandering, maar in het blijven verbeteren.
Benieuw hoe jouw organisatie dezelfde stap kan maken? We helpen je graag.
Waar ze voorheen nog konden sturen op ervaring en intuïtie, werd actuele en betrouwbare stuurinformatie nu echt noodzakelijk. Auto Sturm ging aan de slag met de financiële rapportages, procesoptimalisatie en verdere professionalisering van de organisatie.
Portbase besloot Irixs in te schakelen en te kiezen voor AFAS. Niet alleen als vervanger van bestaande applicaties, maar ook als fundament voor een geïntegreerde manier van werken waarin processen rondom finance, sales en HRM samenkomen.
Minder handwerk, meer grip en overzicht en een organisatie die steeds toekomstbestendiger wordt. Dat is het resultaat van een langdurige samenwerking tussen BMN Bouwmaterialen en Irixs. Samen hebben hun HR processen op de schop genomen en werkprocessen geprofessionaliseerd.
Door snelle groei werd het IT- en datalandschap van AWL steeds complexer. Samen met Irixs is er een centrale dataomgeving neergezet en werd er zo een toekomstbestendig fundament gelegd.
Dankzij het succes van de corona app 'Ommetje' groeide de Hersenstichting in korte tijd sterk. Dit zorgde ervoor dat het handmatig verwerken van HR, finance en salaris een gigantische taak werd. Daarom gingen ze samen met Irixs aan de slag met één geïntegreerde werkwijze in AFAS.
SVO verving haar verouderde systemen door één AFAS omgeving. Met Irixs als sparringpartner kregen ze binnen een jaar weer grip op finance en HR en besparen ze nu elke maand kostbare tijd aan controles.
Medewerkers van Aveleijn krijgen meer tijd voor directe cliëntondersteuning doordat verschillende HR-processen, zoals VOG-aanvragen en de vrijwilligersadministratie, zijn gedigitaliseerd. Met hulp van Irixs zijn deze processen vereenvoudigd en volledig ingericht in AFAS, waardoor de organisatie merkbaar efficiënter werkt.
Het Jeugdfonds Sport & Cultuur zet data in om hun maatschappelijke impact inzichtelijk te maken. Met hulp van Irixs werd data uit AFAS ontsloten en omgezet naar overzichtelijke Power BI-dashboards, waardoor alle fondsen nu realtime inzicht hebben in aanvragen, financiën en resultaten.
Samen met Irixs bracht Hedin Automotive haar HR-processen naar een hoger niveau. Door digitalisering en datagedreven inzicht werkt het HR-team efficiënter en heeft het meer grip op administratie en rapportages.
Kwadraat Bouw transformeerde in korte tijd van losse systemen naar één slimme digitale basis. Ontdek hoe AFAS en Irixs samen het fundament legden voor meer overzicht, efficiëntie en groei.
Kwadraat Bouw digitaliseerde samen met Irixs en Documizers het ondertekenproces voor onderaannemers met DocuFlow, volledig geïntegreerd in AFAS. Inkoopcontracten en aannemingsovereenkomsten worden nu eenvoudig en veilig digitaal ondertekend zonder portaal, inlog of sms-code.
Om HR-processen beter te stroomlijnen, wilde PROFI-SEC haar AFAS-omgeving optimaliseren. Dankzij onze consultants is AFAS inmiddels een onmisbare tool voor de medewerkers van PROFI-SEC en is het contact tussen leidinggevenden en medewerkers verbeterd en kunnen zij efficiënter hun werken doen.
"Dankzij de samenwerking met Irixs hebben we een solide basis gelegd voor ons inkoopproces. We kunnen nu bewuster en efficiënter werken, wat ons helpt om financieel gezond te blijven in een veranderende onderwijswereld."
Door continu te innoveren en verbeteren, blijft NHL Stenden klaar voor de toekomst. Met Irixs als partner zetten ze iedere dag nieuwe stappen richting een efficiëntere en slimmere bedrijfsvoering.
"Ik was heel veel tijd kwijt aan werkzaamheden die ook automatisch goed konden gaan."