Irixs helpt de Hersenstichting haar groei weer beheersbaar te maken met automatisering.

De Hersenstichting is een gezondheidsfonds dat zich inzet voor gezonde hersenen voor iedereen. De organisatie werkt vanuit drie pijlers: het voorkomen van hersenaandoeningen, het behandelen ervan en het mogelijk maken van participatie voor mensen met een hersenaandoening. Vanuit hun kantoor in Den Haag werken ze met een team van 70 medewerkers, gesteund door donateurs, partners en een groeiend netwerk binnen zorg en onderzoek.

Dankzij het ongekende succes van de app ‘Het Ommetje’ dat ze in de coronaperiode hebben gelanceerd, maakte de Hersenstichting in korte tijd een enorme groei door. De organisatie kwam door meer betrokkenheid, donateurs en projecten in een stroomversnelling terecht, maar merkte al snel dat de interne organisatie daardoor niet meer aansloot op de schaal waarop werd gewerkt. We spraken met Frank, Maarten en Dewi. Zij waren vanuit bedrijfsvoering, financiën en HR nauw betrokken bij de transformatie die daarop volgde.

Interne druk door snelle groei

Door de snelle ontwikkeling ontstonden er achterstanden in de interne organisatie. Processen groeiden niet in hetzelfde tempo mee als de organisatie zelf. Dat werd steeds zichtbaarder in het dagelijks werk.

“De bedrijfsorganisatie groeide niet in hetzelfde tempo mee, daardoor ontstonden er achterstanden. Om dit op te lossen wilde ik naar één geïntegreerde werkwijze waarin zaken als HR, Financiën en Salaris in één systeem staan.” aldus Frank. Om dit te bereiken was er nog een hoop werk te doen want veel werd nog handmatig verwerkt. Zo waren er bijvoorbeeld, op de urenregistratie na, nog geen HR-processen gedigitaliseerd. De financiële administratie stond in de basis wel, maar ontbrak het aan samenhang en integratie tussen systemen. “Bij groei merk je dat processen beginnen te knellen, dan kun je twee dingen doen: nieuwe mensen aannemen óf kijken waar je kunt automatiseren.”

Aan de slag met automatisering én Irixs

De Hersenstichting koos bewust voor automatisering. Frank: “De mogelijkheid tot integratie tussen systemen is wat uiteindelijk de doorslag gaf.”  Omdat de interne capaciteit beperkt was, werd besloten het traject samen met een AFAS-partner op te pakken. “Als je met een klein team, dat ook de dagelijkse operatie draaiende moet houden, vanaf nul zo’n implementatie moet gaan doen, dan is dat niet realistisch. We kozen niet alleen voor een partner vanwege de technische kennis, maar vooral vanwege de ervaring in complexe projecten én de integrale aanpak.”

Overstap naar AFAS brengt overzicht en efficiëntie

Op 1 januari ging het nieuwe systeem live en de impact was niet alleen zichtbaar in cijfers en processen, maar ook in de reacties van medewerkers. “Iedereen vond het schrijven van uren en declareren direct veel handiger. Daarnaast waren ze ook blij dat ze direct toegang hadden tot hun salarisstroken.” zegt Maarten.

Door de overstap vervielen veel handmatige handelingen en dubbele registraties. Dat maakte het werk overzichtelijker en minder foutgevoelig. “Hiervoor werkte ik al 30 jaar met hetzelfde pakket, maar gelukkig wende het nieuwe systeem al snel en heeft het mij echt veel tijd opgeleverd.” aldus Maarten. De accountantscontroles verlopen nu ook soepeler, zowel dankzij de verbeterde data-kwaliteit als de extra ondersteuning van consultants. “Het is fijn dat we naast een betrouwbaar systeem ook kunnen rekenen op ondersteuning van de consultants. Ze zijn behulpzaam en schakelen snel wanneer dat nodig is.”

HR-processen weer overzichtelijk en toekomstgericht

Voor HR betekende de overstap een grote verandering. Processen die eerder via mail, Excel en losse documenten liepen, zijn nu ingericht als duidelijke workflows. Dewi: “We hoeven nu niet meer te zoeken naar de laatste versie van een document, of achter iemand aan voor een handtekening. Dat scheelt echt heel veel tijd.”

Ook ging het onboardingsproces op de schop en verloopt het nu volledig digitaal. “Eerder werden alle contracten geprint, gescand en gemaild. Dit hebben we nu allemaal in AFAS en dus kunnen we er dus ook op ieder moment bij.” De volgende stap is het digitaliseren van de personeelsdossiers. “Dat is een omvangrijk traject want we moeten alles aanpakken. Hiervoor gaan we weer samen aan de slag met onze Irixs consultant, want een gestructureerde werkwijze is bij zo’n groot project ontzettend belangrijk.”

Een partner die meedenkt, voor en na livegang

Terugkijkend adviseren Frank, Maarten en Dewi organisaties in een vergelijkbare situatie om, waar mogelijk, het traject ook in één keer aan te pakken. “Het geeft korte pijn, maar voorkomt dat een project te lang duurt en vaart verliest”. Daarnaast benadrukken zij het belang van een partner die past bij de organisatie en écht meedenkt, ook na de livegang.

 “Wij vonden het bijvoorbeeld heel waardevol om direct alle vragen of optimalisaties weg te werken nadat we live waren gegaan. De samenwerking met de consultants van Irixs was hierin erg fijn. De consultants zijn zeer deskundig, fijn in omgang en zoeken echt actief mee in oplossingen.”