SVO moderniseert met Irixs haar financiële processen van versnipperde informatie naar één krachtig geheel.

In de afgelopen honderd jaar heeft SVO zich ontwikkeld tot dé vakschool voor de foodbranche. Waar het slagersvak voorheen hun specialiteit was, is hun aanbod gegroeid en kunnen studenten de fijne kneepjes van bijna de hele sector leren, van barista tot allround kok. Niet alleen het opleidingsaanbod gaat mee met de tijd, ook de interne organisatie van SVO is gemoderniseerd.  Daarin speelde controller Rob Jurritsma een sleutelrol. Samen met zijn team en de consultants van Irixs, zorgde Rob ervoor dat SVO binnen een jaar de overstap kon maken van versnipperde informatie naar één krachtig geheel. 

Versnipperde systemen remden het werk

“Toen ik bij SVO binnenkwam, draaide de organisatie op meerdere systemen zoals Exact Globe, Synergy en Excel. Naast dat deze systemen inmiddels verouderd waren, moesten we ook veel moeite doen om de data aan elkaar te knopen. Dat koste mij en mijn collega’s echt heel veel tijd.” zegt Rob. Dit gold niet enkel voor de financiële processen, veel processen rondom salarisverwerking werden ook nog handmatig uitgevoerd. “Uren invoeren, loonstroken controleren, dat deden we allemaal nog met de hand. We waren echt toe aan vernieuwing en moesten snel over op een ander systeem.”

De keuze voor één centraal systeem in AFAS

SVO koos voor AFAS en bij de start van dit nieuwe project nam Rob contact op met Irixs: “Bij mijn vorige werkgever werkte ik samen met consultants van Irixs en dat beviel ontzettend goed. Toen ik vervolgens hier projectleider werd van het AFAS-project, wist ik gelijk wie ik moest bellen voor extra ondersteuning en tegengeluid. Ik wilde iemand naast mij die onafhankelijk kan denken maar toch ook het AFAS pakket van begin tot eind kent.”

Met zijn eigen ervaring op zak, wilde Rob de AFAS-implementatie grotendeels met zijn eigen team doen, maar met Irixs als sparringpartner. “Het was een hele organisatie maar ik vond het erg belangrijk dat intern iedereen leerde omgaan met het systeem. Het heeft namelijk impact op de hele organisatie en die impact mag je niet onderschatten. Tuurlijk helpt het als je ervaring hebt, maar het helpt nog meer als je consultants om je heen hebt die het pakket écht door en door kennen.”

Een aantal consultants van Irixs waren vaste gezichten tijdens het traject. “Tom hielp mij bij de financiële vraagstukken en Teun hielp mijn collega’s van HR. Je merkt dat ze beide niet alleen technische kennis hebben maar ook procesgericht denken. Ze kijken verder dan alleen de knoppen en instellingen.”

Een samenwerking die past bij SVO

Rob kijkt dan ook heel tevreden terug op het project en de prettige samenwerking. “Als ik jullie organisatie en jullie consultants moet omschrijven in drie eigenschappen dan zijn dat: kundig, to the point en meedenkend. Jullie manier van denken en doen, matcht goed bij SVO.”

Sinds 1 januari werkt SVO volledig in AFAS, en Rob merkt het verschil elke dag in zijn werk: “Het feit dat alles in één systeem zit, scheelt me zeker een dag per maand aan werk. Die tijd kan ik nu besteden aan analyses of advies in plaats van aan handmatig controlewerk.” Naast dat deze verbeteringen voelbaar zijn in de dagelijkse processen, zijn ze ook goed te merken bij controles en audits. “Alles is makkelijker te checken en terug te vinden.”

Voor organisaties die nog werken met meerdere oude systemen heeft Rob een duidelijk advies: “Zorg dat je een externe partij betrekt die ervaring heeft met implementaties als deze. Juist om een objectieve blik te houden.”