BMN bouwmaterialen is klaar voor de toekomst met gestroomlijnde HR-processen en een schaalbare AFAS-omgeving

Groei klinkt aantrekkelijk, maar brengt ook complexiteit met zich mee. Zeker als processen daar nog niet op zijn ingericht. Tine van Kessel, verantwoordelijk voor de backoffice bij BMN legt uit: “Contracten, wijzigingsbrieven en aanvragen werden nog handmatig verwerkt. Documenten werden nog fysiek ondertekend en veel processen waren afhankelijk van maar een paar medewerkers. Dat zorgde voor vertraging, fouten in het verwerken en weinig flexibiliteit. Vooral bij afwezigheid van beslissers liep alles vast. Ook vacatureaanvragen en mutaties waren omslachtig ingericht. En omdat de organisatie groeide werden veel processen steeds minder overzichtelijk en liepen de doorlooptijden op.”

Versnellen en vernieuwen met de standaard van AFAS

Met de keuze voor AFAS zette BMN de stap naar digitalisering en verdere professionalisering. Samen met Irixs als implementatiepartner richtte BMN haar HR-processen opnieuw in. Tine vertelt over hoe deze stap verliep: “In het begin was het best spannend. Er was geen duidelijk eindbeeld en weinig ervaring met dit soort systemen. De eerste neiging was om de bestaande werkwijzen één op één over te nemen, inclusief alle controlemomenten.”

"Maar mede dankzij de fijne begeleiding van de consultants van Irixs ontstond er toch vertrouwen om oude werkwijzen meer los te laten en aan te sluiten op de standaarden van AFAS. Het nieuwe systeem nam veel controles over, waardoor processen juist eenvoudiger en veel consistenter werden. En met de continue verbeteringen die AFAS doorvoert werken we nu automatisch met de meest efficiënte workflows.”

BMN heeft hiervan ook zeker wel iets geleerd en dat is om niet vast te blijven houden aan oude werkwijzen, maar te kijken hoe je kunt aansluiten bij de standaard. “Maatwerk lijkt erg aantrekkelijk, maar maakt processen vaak onnodig complex en lastig overdraagbaar.”

Verandering in de organisatie

De overgang bracht al snel de nodige voordelen met zich mee. Zo konden medewerkers nu eenvoudig via hun telefoon declaraties en verlofaanvragen indienen. Voor managers vroeg het nog wel een verandering in denkwijze. “De managers kregen een actievere rol in processen en moesten nu taken uitvoeren die eerder bij HR werden belegd. Door trainingen op locatie samen met onze Irixs consultants werden zij duidelijk meegenomen in deze nieuwe manier van werken.” aldus Tine.

Controle, efficiënt werken en schaalbaarheid

De impact van deze digitalisering op de backoffice van BMN was ook groot en onder andere te merken in een afname van het aantal benodigde FTE. "Het werk is nu anders ingericht. We kunnen dezelfde taken doen, maar hebben hier minder mensen voor nodig. De handmatige taken zijn grotendeels verdwenen en het systeem genereert documenten automatisch. Nu ligt de focus meer op controle en verbetering. En misschien nog belangrijker: schaalbaarheid. Of het nu om duizend of tweeduizend medewerkers gaat, de impact op onze werkdruk wordt niet groter en de processen blijven nog steeds goed beheersbaar”, zo vertelt Tine.

Doorontwikkeling naar toekomstbestendigheid

Ook na de implementatie van AFAS, blijven de consultants van Irixs betrokken en denken ze mee over het verbeteren van de processen van BMN. Zo vertelt Tine over het ticketportaal waarmee onder andere haar werk overzichtelijker is geworden. “Voorheen kreeg ik altijd allerlei aanvragen en verzoeken vanuit de organisatie, soms telefonisch andere keren via de mail. Ik hield dit zelf wel netjes bij, maar dit was niet eenvoudig over te dragen naar collega’s. De consultants van Irixs kwamen toen met het idee een ticketportaal te maken. Hiermee komen alle aanvragen centraal binnen via InSite en is het hele afhandelingsproces veel overzichtelijker en beheersbaarder geworden. Dat heeft het verwerken van al die verzoeken echt veel eenvoudiger gemaakt.”

Irixs heeft bij BMN ook de koppeling met Active Directory geïmplementeerd, waardoor de veiligheid en efficiëntie werd verbeterd door de processen rondom instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers te automatiseren. “Onze wens hierin is nog een koppeling naar ons CRM-systeem. Dit staat net als nieuwe initiatieven op het gebied van onder andere Talent Management en verdere automatisering van andere administratieve processen ook al op de agenda. Zo blijven we ons richten op het toekomstbestendig maken van de organisatie”, verteld Tine.

Wat begon als een digitaliseringsslag, groeide uit tot een fundament voor verdere professionalisering. BMN laat zien dat je met de juiste keuzes niet alleen processen verbetert, maar ook een organisatie bouwt die klaar is voor de toekomst.