Het Jeugdfonds Sport & Cultuur zorgt ervoor dat kinderen uit gezinnen met minder geld kunnen meedoen aan sport- en cultuuractiviteiten. Om hun maatschappelijke impact beter zichtbaar te maken, zet de organisatie steeds meer in op data. Met behulp van Power BI en de expertise van Irixs heeft het Jeugdfonds hun data omgezet in overzichtelijke dashboards, waardoor alle fondsen nu realtime inzicht hebben in aanvragen, resultaten en impact.
Het Jeugdfonds Sport & Cultuur is er voor kinderen en jongeren uit gezinnen met weinig geld. Het Jeugdfonds zorgt ervoor dat juist deze kinderen gewoon mee kunnen doen door contributie/lesgeld en eventuele materialen te vergoeden. De organisatie telt vierentwintig provinciale en stedelijke fondsen welke worden ondersteund door het landelijk bureau. We gingen langs bij het landelijk bureau en spraken met Sjoerd Gallmann, Manager Financiën en Bedrijfsvoering. Zijn taak? Het borgen van alle financiële processen en waar mogelijk de samenwerking tussen alle partijen verder verbeteren met behulp van data en IT.
Hoe ga je als goed doel mee in de wereld van IT? Dat is het vraagstuk waar Sjoerd zich dagelijks mee bezighoudt. “Digitalisering speelt hier een grote rol. Zo hebben we al vroeg allerlei processen ingericht in AFAS. Van de aanvragen die binnenkomen tot de facturen die uiteindelijk ook weer in AFAS worden verwerkt. Vervolgens kwam de vraag hoe we de data uit alle processen konden omzetten tot stuurinformatie.” Hiervoor zocht Sjoerd naar een oplossing buiten AFAS: “Hoewel alle input uit AFAS komt, werkte het voor ons onvoldoende om er ook analyses en rapportages uit te halen. Ik wilde een tool waarmee iedereen binnen onze organisatie eenvoudig kon werken.”
Om die reden besloot Sjoerd de stap te maken naar Power BI: “Bij mijn vorige werkgever gebruikten we Power BI om stuurinformatie op te halen en dat werkte fantastisch. Met slechts een paar filters heeft iedereen wat hij of zij nodig heeft én deel je deze inzichten eenvoudig.” Het Jeugdfonds had voorheen al eens samengewerkt met Irixs.
Dankzij warme contacten uit een vorige samenwerking, nam Sjoerd contact op met Irixs om samen het traject te starten, data uit AFAS te ontsluiten en dit om te zetten in overzichtelijke dashboards.
“Voorheen was het nog een heel knip- en plakwerk om een overzicht te krijgen. Nu is het eigenlijk met één druk op de knop geregeld. We kunnen precies zien hoeveel kinderen we per gemeente helpen, welke activiteiten worden aangevraagd, hoe de fondsen zich ontwikkelen en op termijn hoe de financiën zich per gemeente bewegen.”
Sjoerd Gallmann Manager Financiën en Bedrijfsvoering“We zijn klein begonnen,” vertelt Sjoerd. “Samen met Valentijn van Irixs hebben we in kaart gebracht welke analyses we wilden hebben en zijn we gaan bouwen en testen. Dit proces hebben we herhaald tot het bruikbaar was voor alle vierentwintig fondsen en onze Raad van Toezicht. Nu zien alle fondsen op dagniveau hoe hun fonds ervoor staat hoeveel goedgekeurde aanvragen er bijvoorbeeld zijn.”
Power BI betekende voor het Jeugdfonds een grote vooruitgang. “Voorheen was het nog een heel knip- en plakwerk om een overzicht te krijgen. Nu is het eigenlijk met één druk op de knop geregeld. We kunnen precies zien hoeveel kinderen we per gemeente helpen, welke activiteiten worden aangevraagd, hoe de fondsen zich ontwikkelen en op termijn hoe de financiën zich per gemeente bewegen.”
Naast de nieuwe inzichten noemt Sjoerd ook de prettige samenwerking met Irixs. “De consultants van Irixs weten echt waar ze het over hebben. Zij kunnen eenvoudig de vertaalslag maken tussen wat wij zeggen, en weten dit om te bouwen tot een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk dashboard. Het hele Power BI stuk ligt bij Irixs en dat vertrouwen we ook aan hen toe. Je merkt dat onze organisaties hetzelfde DNA hebben en goed bij elkaar matchen. De manier van omgang en het doelgerichte werken sluiten naadloos aan bij onze organisatie en dat werkt heel prettig. En loopt er iets anders dan gepland? Dan lossen we het met elkaar weer op.”
Onze consultants helpen je graag om data om te zetten in inzichten.
