AFAS als digitale fundering voor Kwadraat bouw

Sinds de start in 2007 is Kwadraat Bouw uitgegroeid tot een bekende en betrouwbare naam in de regio Leerdam. Of het nu gaat om een verbouwing, aanbouw of compleet nieuwbouwproject: het team van bijna vijftig vakmensen staat klaar om het te realiseren. Wat Kwadraat bijzonder maakt, is hun focus op volledige begeleiding: van het eerste ontwerp tot de oplevering.

We spraken met Johan Bulsink, die al meer dan tien jaar verantwoordelijk is voor ICT binnen het bedrijf. Zijn droom? Eén digitale omgeving waarin alles samenkomt, zodat collega’s niet meer hoeven te schakelen tussen allerlei losse systemen. Die ambitie stond centraal in de digitale transformatie die Kwadraat de afgelopen jaren heeft doorgemaakt.

Vandaag kiezen, morgen live

Snel schakelen zit in het DNA van de bouw. Op de bouwplaats, maar net zo goed op kantoor. “Als ik vandaag een nieuw pakket kies, wil ik het morgen eigenlijk al hebben draaien,” zegt Johan. “Maar zo werkt software natuurlijk niet.”

Toch wist Kwadraat in korte tijd flinke stappen te zetten. Ze kozen voor AFAS als centraal systeem, met één duidelijke voorwaarde: het kopersportaal in OutSite moest live vóór de start van een groot nieuwbouwproject. Dat portaal is de digitale schakel tussen Kwadraat en de toekomstige bewoners, voor meerwerk, documenten en keuzelijsten.

Samen met de consultants van Irixs werd de deadline gehaald. Die succesvolle livegang gaf vertrouwen, en al snel volgden ook modules als HRM, Financieel en Boekhouding. “Het ging eigenlijk allemaal vrij vlot” vertelt Johan. “De consultants van Irixs sloten goed aan op hoe wij werken. Geen omwegen, gewoon recht op het doel af.”

Resultaten snel voelbaar na implementatie

Het verschil was kort na livegang al zichtbaar. Inkoopfacturen werden sneller geboekt, de administratieve druk nam af en collega’s op de bouw konden via de Pocket app eenvoudig bij hun gegevens. “In het begin zaten er nog wel collega’s het systeem na te rekenen,” zegt Johan. “Totdat het vier keer dezelfde uitkomst gaf. Toen ging de rekenmachine aan de kant.”

Ook op het gebied van compliance is er winst geboekt. “Bij een audit was ik binnen dertig minuten klaar. Alles stond al op het scherm.”

Kwadraat werkt waar mogelijk met de standaard van AFAS, maar er waren ook wensen die specifiek waren voor hun werkwijze. Zoals het bijhouden van Keurhout-certificeringen en leveranciersbeoordelingen, dat eerst in één grote Excel gebeurde. Nu is dat onderdeel van een workflow, inclusief automatische signalen als een certificaat verloopt.

Ook het inkoopproces is verder aangescherpt, in samenwerking met Documizers. Zij zijn Irixs partner op het gebied van slimme, geautomatiseerde documentoplossingen binnen AFAS en hadden dé oplossing om het digitaal ondertekenen voor onderaannemers te vereenvoudigen. “Voor het kopersportaal is AFAS digitaal ondertekenen perfect, maar dit werkt niet voor onderaannemers, zij moeten zonder inlog of 06-nummer een contract kunnen ondertekenen.” Met hun oplossing DocuFlow is dit proces geoptimaliseerd zodat het werkt voor de onderaannemers van Kwadraat. Meer weten over de implementatie van DocuFlow bij Kwadraat Bouw? Check dan deze blogpost

Samenwerking met Irixs: open, toegewijd en eerlijk

Wat Kwadraat waardeert in de samenwerking met Irixs? Geen dikke rapporten of eindeloze overleggen, maar korte lijnen, heldere afspraken en creatief meedenken. “Jullie consultant Bastiaan durft open en eerlijk te zijn, ook als ik weer een gek idee heb,” zegt Johan. “Hij weet waar hij het over heeft, denkt mee en zegt het ook gewoon als iets beter anders kan. Dat werkt gewoon prettig.”

Het vertrouwen dat tijdens de eerste implementaties is opgebouwd, vormt nog steeds de basis voor hoe we samen verder bouwen. “Wat je ziet is dat we door automatisering veel efficiënter werken,” vertelt Johan. “We deden alles handmatig. Het klopte wel, maar het ging omslachtig. Nu gaat het gewoon makkelijker en sneller.”

De toekomst: vertrouwen en digitale groei

De digitalisering van Kwadraat stopt niet bij deze implementatie. Samen met andere bouwers is Johan namelijk betrokken bij de doorontwikkeling van de bouwmodule van AFAS. Zo blijft Kwadraat niet alleen bij de tijd, maar loopt het ook voorop in een sector die steeds slimmer wordt.