Hogere medewerkersbetrokkenheid en efficiëntere processen voor PROFI-SEC

Al 25 jaar op maat gemaakte beveiliging. 

PROFI-SEC is een toonaangevende partij voor beveiliging in Nederland en levert al meer dan 25 jaar op maat gemaakte beveiligingsoplossingen voor diverse sectoren, waaronder de evenementenbranche, retail en zorg. Samen met het team en hun innovatieve aanpak helpen zij klanten bij uiteenlopende security-uitdagingen. 

De basis staat, maar er is nog veel ruimte voor optimalisatie. 

Toen Darlene Blomont startte als HR-manager bij PROFI-SEC, was AFAS al in gebruik. Toch merkte de HR-afdeling dat de organisatie nog lang niet alle mogelijkheden van het systeem benutten en dat sommige processen nog moeizaam verliepen, daarnaast werkten ze ook nog veel in Excel. 

Darlene licht toe: “We liepen tegen verschillende knelpunten aan en zagen volop verbeterkansen. De basis stond, maar er waren nog veel optimalisaties mogelijk om AFAS echt in ons voordeel te laten werken. Daarom hebben we Irixs ingeschakeld om ons te begeleiden bij deze vervolgstappen.”

Gericht op zoek naar de knelpunten 

Onze consultants begonnen met een grondige analyse van de bestaande processen binnen PROFI-SEC. Vervolgens werd er samen gekeken naar de extra functionaliteiten die AFAS kon bieden. 

Darlene: “Irixs nam ons mee in de mogelijkheden en hielp ons bij het maken van strategische keuzes. We richtten een stuurgroep op met alle besluitvormers, zodat we snel knopen konden doorhakken. We bepaalden welke quick wins direct doorgevoerd konden worden en welke verbeteringen we later wilden aanpakken. Daarna ging Irixs aan de slag met de implementatie.”

Beter contact met medewerkers en efficiëntere processen

Een van de belangrijkste doelen van PROFI-SEC was het verbeteren van het contact tussen leidinggevenden en medewerkers. Omdat de meeste medewerkers in het veld werken en niet dagelijks op kantoor zijn, was dit een grote uitdaging.

Darlene: “Voorheen waren er te weinig structurele contactmomenten. Nu genereert AFAS automatisch taken voor leidinggevenden, bijvoorbeeld om nieuwe medewerkers tijdig te bellen en voor te bereiden op hun eerste werkdag. Ook na een maand krijgen leidinggevenden een herinnering om een follow-up gesprek in te plannen. Dit heeft het contact aanzienlijk verbeterd.”

Ook op het gebied van verzuimbeheer zijn er grote stappen gezet. Door een koppeling met de externe arbodienst kan PROFI-SEC nu haar taken rondom ziekteverzuim direct in AFAS beheren.

Daarnaast helpt AFAS bij het versterken van de medewerkerstevredenheid. “We vergeten nooit meer een verjaardag of een werkjubileum. AFAS genereert automatisch taken om medewerkers op die momenten in het zonnetje te zetten. Dit lijkt misschien klein, maar het draagt bij aan betrokken en tevreden medewerkers.”

Efficiënt beheer van beveiligingspassen

Voor beveiligers is een geldige beveiligingspas essentieel. Voorheen was het lastig om handmatig bij te houden wanneer deze verlopen. Dankzij AFAS krijgt PROFI-SEC nu automatisch een melding wanneer een pas bijna verloopt. Dit voorkomt problemen en zorgt ervoor dat beveiligers altijd over de juiste documenten beschikken.

Korte communicatielijnen met Irixs

Tijdens de implementatie werkte PROFI-SEC nauw samen met Irixs om alles soepel te laten verlopen.

Darlene: “We hadden een wekelijkse beheerdag waarin we direct feedback konden geven en aanpassingen snel werden doorgevoerd. Daarnaast was er maandelijks overleg tussen de consultant van Irixs en onze directie. Als er iets opgepakt moest worden buiten het project, werd dat daar besproken. Zo hielden we het tempo erin en konden we snel schakelen.”

Waar AFAS bij de start nog een grotendeels onbenut systeem was, is het nu een krachtig hulpmiddel binnen PROFI-SEC.

Darlene: “Dankzij de expertise en begeleiding van Irixs weten we nu hoe we AFAS optimaal kunnen benutten. De ondersteuning was snel, praktisch en gericht op onze specifieke behoeften. Hierdoor hebben we niet alleen onze processen verbeterd, maar ook de samenwerking binnen de organisatie versterkt.”