Een vereenvoudigt ondertekenproces voor Kwadraat Bouw dankzij een slimme AFAS integratie met DocuFlow

Johan Bulsink, Commercieel directeur @ Kwadraat Bouw, zegt hierover “Je wilt niet dat een elektricien of leverancier zijn persoonlijke nummer moet gebruiken om te ondertekenen, dat past niet. We waren toch al bezig met de digitalisatie dus ik was benieuwd of we hier ook wat mee konden.”

Kwadraat Bouw had geen apart leveranciersportaal en wilde een oplossing bovenop AFAS om het ondertekenen makkelijker te maken voor onderaannemers. Via een van onze consultants kwam Johan in contact met Documizers, onze vaste partner voor slimme geautomatiseerde documentoplossingen binnen AFAS. Hun product DocuFlow bleek dé oplossing voor deze uitdaging.

Snel, eenvoudig en volledig geïntegreerd met AFAS

Samen met Irixs en Documizers tekende Johan de gewenste processen nauwkeurig uit. Daar rolde een oplossing uit die het ondertekenproces vereenvoudigde voor hun voor onderaannemers.  “Je hebt een document in AFAS, of je upload het als dossieritem in AFAS. Dan moet het alleen nog even heen en weer voor een handtekening en kan het worden weggeschreven.” aldus Johan over de implementatie.

DocuFlow is volledig met AFAS geïntegreerd en automatiseert het ondertekenen van inkoopcontracten, aannemingsovereenkomsten en HRM-documenten. Dit levert direct voordeel op:

• Gebruiksgemak: één druk op de knop in AFAS InSite en het document wordt automatisch verstuurd en gearchiveerd.
• Flexibiliteit: onderaannemers kunnen zonder portaal, inlog of sms-code ondertekenen, gewoon via een link in hun mail.
• Inzicht: de status van elk document is altijd direct zichtbaar in AFAS, inclusief automatische herinneringen.
• Juridische zekerheid: discussies achteraf zijn verleden tijd. Onderaannemers ontvangen de contracten inclusief alle voorwaarden en ondertekenen deze. Vervolgens zijn de contracten op elk moment in het proces te raadplegen.

Irixs en Documizers versterken elkaar

Dankzij de nauwe samenwerking tussen Irixs, Documizers en Kwadraat Bouw konden de processen in korte tijd worden ingericht. Irixs deed de inrichting van de workflows in AFAS, zoals het genereren van documenten en het klaarzetten van dossieritems. Vervolgens bouwde Documizers hier de digitale ondertekenfunctie in met DocuFlow.

Wat begon als een technische samenwerking groeide al snel uit tot een afgestemd geheel. In eerste instantie werkte iedereen binnen zijn eigen domein: documenten werden opgehaald, ondertekend en teruggeschreven. Maar toen Johan opmerkte dat hij ook de status van de uitstaande documenten wilde inzien, schakelden de consultants van Irixs en Documizers opnieuw samen. Het resultaat? Eén centrale pagina in AFAS InSite.

“Nu zie ik in één oogopslag welke documenten ondertekend zijn (groen), onderweg zijn (oranje), of zijn afgekeurd (rood). Dat is overzichtelijk, en dat had ik eerder nergens.”

Dankzij onze nauwe samenwerking beschikt Kwadraat Bouw nu over een volledig geïntegreerde en geautomatiseerde oplossing voor digitale ondertekening. Niet alleen technisch sterk, maar vooral praktisch en overzichtelijk.

Over Documizers

Documizers is al meer dan 10 jaar AFAS-partner en een echte specialist in de bouwbranche. Met hun software DocuFlow automatiseren zij het werk rondom documenten, van genereren tot archiveren. Daarnaast maken ze digitaal ondertekenen voor onderaannemers zo eenvoudig mogelijk – zonder inloggen portaal of sms-verificatie. Perfect voor bijvoorbeeld inkoopcontracten en volledig geïntegreerd in AFAS.

Meer informatie.