Aveleijn ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij wonen, werken, dagbesteding en ambulante begeleiding. De organisatie wilde meer tijd vrij maken voor directe zorg door de administratieve druk voor hun medewerkers te verlagen. Met behulp van de consultants van Irixs zijn verschillende HR-processen, waaronder VOG-aanvragen en de vrijwilligersadministratie, geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Hierdoor werkt Aveleijn efficiënter en blijft er meer ruimte over voor persoonlijke aandacht voor cliënten.
Aveleijn ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij wonen, werken, dagbesteding en ambulante begeleiding. Met tachtig locaties in Twente en gemeente Berkelland is het een organisatie waar innovatie een vanzelfsprekend onderdeel van het werk is. Met robotmaatjes, medicatieklokken en VR-trainingen voor medewerkers laten ze zien hoe technologie en zorg elkaar versterken. Ook achter de schermen speelt IT een grote rol, want door werkprocessen te optimaliseren ontstaat er meer ruimte voor dat wat écht telt: zorg en aandacht voor mensen.
We spraken met Chantal Kamphuis. Zij begon ruim twintig jaar geleden bij Aveleijn als persoonlijk begeleider en is inmiddels doorgestroomd naar de afdeling HR als coördinator personeelsadministratie. Haar taak is om werkprocessen onder de loep te nemen en te verbeteren. Dankzij haar ervaring op zorglocaties weet ze wat er leeft op de werkvloer, en dat gebruikt ze als uitgangspunt bij optimalisaties en innovaties.
Een aantal jaar geleden maakte Aveleijn de overstap naar AFAS. Ze zochten destijds een systeem dat medewerkers meer regie gaf over hun eigen dossier én een pakket dat goed te koppelen was wanneer ze in de toekomst over zouden gaan naar een nieuw cliëntvolgsysteem. Samen met haar collega’s en de consultants van Irixs is het nu aan Chantal de taak om de AFAS-omgeving verder te optimaliseren en knelpunten op te lossen.
De focus ligt hierbij op het neerzetten van een goede basis. “Ik probeer telkens te kijken waar het niet lekker loopt en hoe we dat kunnen aanpassen. Dit kunnen vanaf de buitenkant kleine aanpassingen lijken, maar hebben soms veel impact op collega’s in de hele organisatie.” Voorbeelden zijn het digitaliseren van VOG-aanvragen, aanvraag uitbetaling van reeds opgebouwde eindejaarsuitkering en vakantietoeslag én de administratieve processen rondom vrijwilligers. Dit waren voorheen processen waar nog heel veel handmatig werk bij kwamen kijken. “Door deze processen te digitaliseren wordt informatie op één plek geborgd, is het eenvoudig terug te vinden én besparen we ook nog eens veel tijd.”
“Het is fijn om te kunnen sparren, de consultants werken natuurlijk iedere dag in AFAS en weten een duidelijke uitleg te geven wanneer ik er zelf geen beeld bij kan bedenken, dat helpt ontzettend."
Chantal Kamphuis Coördinator personeelsadministratieOmdat Aveleijn een grote organisatie is met locaties verspreid over de regio, is het soms een uitdaging om veranderingen in werkprocessen goed te communiceren. Chantal organiseert hiervoor online sessies waar collega’s zich voor kunnen intekenen. “Soms is het lastig om een beeld te krijgen bij een verandering, dan zit een bepaald proces er zo ingebakken. Dankzij de consultants van Irixs snap ik de verandering en hoe dit de werkprocessen veranderd. Tijdens de online sessies leg ik het vervolgens uit aan mijn collega’s. Natuurlijk kun je ook een handleiding opsturen maar een interactieve sessie werkt veel fijner want collega’s kunnen dan direct vragen stellen.”
Hoewel er binnen Aveleijn de nodige AFAS-kennis aanwezig is, worden Irixs consultants ingevlogen voor extra ondersteuning en specialistische kennis. “Het is fijn om te kunnen sparren, de consultants van Irixs werken natuurlijk iedere dag in AFAS en weten een duidelijke uitleg te geven wanneer ik er zelf geen beeld bij kan bedenken, dat helpt ontzettend. Wanneer we op afstand werken, dan wordt er vooraf duidelijk gecommuniceerd waar we mee bezig gaan en schakelen we snel via Teams. En als er een consultant langskomt op kantoor dan is het contact ook prettig. De lijntjes zijn kort en dat werkt gewoon fijn.”
Naast de samenwerking met Irixs vindt Chantal het ook waardevol om kennis op te doen bij andere organisaties. “AFAS organiseert veel inspirerende sessies en dan wil je eigenlijk gelijk aan de slag. Het is dan ook heel leerzaam om eens met andere organisaties te schakelen om te zien hoe zij bepaalde knelpunten hebben opgelost en zo van elkaar te leren. Een soort kijkje in de keuken.”
Onze consultants kijken met je mee naar de optimalisatiekansen voor jullie omgeving.
