Efficiënter werken en meer inzicht: Hoe NHL Stenden haar bedrijfsvoering optimaliseerde

Versnipperde systemen en beperkte inzichten

NHL Stenden werkte al jaren met AFAS voor de ondersteuning van financiële en administratieve processen, zoals facturatie, contractbeheer en projectadministratie. Maar door de groei van de hogeschool ontstond er steeds meer behoefte aan efficiëntere processen en betere inzichten. Medewerkers liepen tegen versnipperde systemen aan, wat leidde tot beperkte functionaliteit en tijdrovende administratieve taken. Bovendien moesten processen gebruiksvriendelijker worden, zodat medewerkers sneller en gemakkelijker konden werken.

Op naar een duurzame bedrijfsvoering

Samen met Irixs ging NHL Stenden aan de slag om de bedrijfsvoering slimmer en efficiënter in te richten. De aanpak was projectmatig, met een focus op concrete verbeteringen. We startten klein en pakten stapsgewijs optimalisaties op, zoals:

• Facturatie- en verplichtingenadministratie: Heldere en geautomatiseerde processen voor een efficiëntere werkwijze.
• Contractbeheer en projectadministratie: Overzichtelijke registratie en betere beheersing van lopende projecten.
• Jaarrekeningproces en rapportages: Verbeterde inzichtelijkheid en eenvoudiger financieel beheer.
• Gebruiksvriendelijkheid verhogen: Een intuïtievere kalenderweergave voor urenregistratie en een workflow voor projectaanvragen en goedkeuring.

Door proceseigenaren, functioneel beheerders en experts van Irixs samen te laten werken, werden best practices uit AFAS optimaal benut. Het resultaat? Een toekomstbestendige bedrijfsvoering die NHL Stenden beter ondersteunt.

Efficiënt werken met meer inzicht en werkplezier

De verbeteringen hadden direct impact op de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers. Dankzij de nieuwe projectenmodule en geoptimaliseerde workflows konden projectmedewerkers, -ondersteuners en -leiders eenvoudiger uren registreren en beheren. Dit resulteerde in meer overzicht en controle op uren en budgetten, minder administratieve lasten en een verbeterde samenwerking tussen projectteams.

Doorontwikkeling: bouwen aan de toekomst

Optimalisatie stopt niet na de eerste verbeteringen. NHL Stenden blijft samen met Irixs werken aan verdere digitalisering en procesverbetering. Zo staan er nog een aantal projecten op hun ambitiekalender zoals:

• Automatische financiële vertaling van uren
• Uitgebreidere projectrapportages
• Purchase to Pay-optimalisatie
• Webshop en cursusadministratie

Door continu te innoveren en verbeteren, blijft NHL Stenden klaar voor de toekomst. Met Irixs als partner zetten ze iedere dag nieuwe stappen richting een efficiëntere en slimmere bedrijfsvoering.