Met ruim 90 vestigingen en meer dan 2300 medewerkers is Hedin Automotive een van de grootste automotivebedrijven van Nederland. Om de snelle groei te ondersteunen, zette de organisatie grote stappen in het professionaliseren en digitaliseren van haar HR-processen. Samen met Irixs bouwde Hedin Automotive aan een centraal HR Service Center, digitaliseerde het volledige beoordelings- en indiensttredingsproces en kreeg het via Power BI-rapportages scherp inzicht in verzuim, verloop en FTE’s.
Van verkoop tot schadeherstel en verhuur: Hedin Automotive biedt haar klanten een compleet mobiliteitspakket. Met ruim 90 locaties en meer dan 2300 medewerkers is het een van de grootste en snelst groeiende automotivebedrijven van Nederland. Sinds 2022 maakt de organisatie deel uit van de Zweedse familiebedrijf Hedin Mobility Group en vertegenwoordigen ze een breed scala aan gerenommeerde automerken.
We spraken met Belinda de Brune, Manager HR Service Center. Al bijna tien jaar is zij een vast onderdeel van het HR-team en is ze nauw betrokken bij de groei en digitalisering van de organisatie. Voor Belinda begon dit met het centraliseren en professionaliseren van de HR- en Payroll-administratie.
“Voordat ik indienst kwam, werden alle administratieve zaken op HR vlak decentraal gedaan. Toen ik hier startte, kreeg ik de opdracht om dat te centraliseren tot één HR Service Center. Dat hebben we succesvol neergezet en uitgebouwd tot een waanzinnig leuk en kwalitatief hoogstaand team. Vanuit het HR Service Center pakken we alles op wat met administratie te maken heeft – van indiensttreden tot en met het uitdiensttreden.”
Naast de centralisatie van de HR-administratie, heeft Belinda samen met consultants van Irixs flinke stappen gezet in de digitalisatie van HR-processen. Zo vertelt ze onder andere over het digitaliseren van het beoordelingssysteem: “Het beoordelen was ieder jaar weer een grote klus. Managers moesten formulieren opzoeken, deze handmatig invullen en vervolgens weer retour sturen. Dit hebben we aangepakt. Nu kunnen we precies monitoren hoeveel procent er binnen is en welke managers nog achterlopen. Dit maakt het proces niet alleen makkelijker voor managers, maar zorgt ook voor meer transparantie.”
Ook het indiensttredingsproces werd compleet vernieuwd: “Voorheen werden contracten nog geprint en met de hand ondertekend. Nu gaat alles digitaal. Nieuwe medewerkers krijgen hun documenten direct in de mailbox, deze ondertekenen ze online en het systeem voegt ze direct toe aan hun profiel. Per jaar hebben we zo’n 600 medewerkers die in dienst treden, om dit handmatig te verwerken waren we al snel een uur per medewerker kwijt. Het scheelt ons dus enorm veel tijd nu dit gedigitaliseerd is.”
De afgelopen jaren werkte het HR-team aan tal van projecten: van provisieregelingen en taakfunctieomschrijvingen tot een personeelshandboek. Belinda kijkt daar met trots op terug: “We hebben het groots aangepakt en ontzettend veel mooie dingen gedaan, dit was niet gelukt zonde alle hulp van de consultants van Irixs. Die hebben ons gewoon écht heel goed geholpen.”
“Samen met jullie consultant heb ik gekeken naar welke inzichten we wilden behouden en welke inzichten er nog ontbraken. Nu hebben we een dashboard waar onze afdeling alle belangrijke cijfers uithaalt zoals verzuim, verloop en FTE. Met slechts een paar klikken krijgen we gelijk alle informatie die we zoeken.”
Belinda de Brune Manager HR Service CenterNaast procesoptimalisatie groeit bij Hedin Automotive ook de behoefte aan meer datagedreven inzichten. Daarom ontwikkelden ze samen met Irixs de Power BI-rapportages: “Samen met jullie consultant heb ik gekeken naar welke inzichten we wilden behouden en welke inzichten er nog ontbraken. Nu hebben we een dashboard waar onze afdeling alle belangrijke cijfers uithaalt zoals verzuim, verloop en FTE. Met slechts een paar klikken krijgen we gelijk alle informatie die we zoeken.”
De samenwerking met Irixs gaat verder dan alleen projecten draaien. Belinda en haar team schuiven ook aan bij workshops en branchebijeenkomsten. Zo volgde ze onlangs de workshop InSite Styling: “Onze omgeving ziet er nog redelijk ouderwets uit en daar wilden we mee aan de slag. Tijdens die workshop kregen we hele handige tips die we gelijk konden doorvoeren in onze eigen InSite.”
Ook zijn de automotive sessies heel waardevol voor haar. Belinda zegt hierover: “Ik vind het echt heel leuk dat Irixs dit voor mij en m’n concullega’s faciliteert. Hierdoor heb ik een aantal hele leuke connecties binnen de branche. Als ik dan een keer ergens tegenaanloop, schroom ik niet om hen eens op te bellen en om advies te vragen.”
Binnen de automotive komt het geregeld voor dat dealers worden overgenomen. Dat brengt veel procesmatige veranderingen met zich mee. Belinda vertelt over een overname van Hedin Automotive die veel van haar team vroeg. “De ondersteuning vanuit Irixs kwam hier als geroepen. Op zulke momenten is het heel fijn dat je even kunt sparren en samen een plan maakt om de integratie soepel te laten verlopen.”
Belinda heeft ook een advies voor organisaties die overnames doen: “Betrek je consultants in het proces. Zij hebben zo veel kennis van het product en kunnen je helpen de overgang makkelijker te maken. Zorg er daarnaast voor dat je de omgeving van de overgenomen partij direct harmoniseert met je eigen omgeving, anders zie je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer.”
Of het nu gaat om digitalisering, inzicht of branchekennis, Belinda ziet Irixs als een partner die écht meedenkt. En dat maakt volgens haar het verschil.
Onze consultants kijken graag hoe we jouw processen verder kunnen optimaliseren. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?
