Auto Sturm ging van sturen op intuïtie naar kunnen bouwen op een sterke financiële basis

Wat ooit begon als een dorpsgarage in Zeeland is uitgegroeid tot een brede automotive organisatie met meerdere vestigingen in Zuid West-Nederland. Met bijna honderd medewerkers en verschillende automerken groeide ook de behoefte aan meer controle over interne processen, cijfers en informatievoorziening.

“In de automotive zie je dat de zogenoemde taartpuntjes steeds kleiner worden,” vertelt Michel Overbeek, financieel directeur bij Auto Sturm. “Dan wordt het ontzettend belangrijk om inzicht te hebben in welke merken rendement opleveren, waar marges onder druk staan en bovenal waar je moet bijsturen.”

Toen Michel bij Auto Sturm startte, zag hij dat de organisatie op veel vlakken was meegegroeid, maar dat de administratieve processen en bestuurlijke informatievoorziening daar niet overal in mee waren gegaan. “De organisatie was groter geworden, maar op het gebied van automatisering, informatievoorziening en financiële aansturing waren er echt nog stappen te zetten.” Niet veel later sloot ook Willemijn Huiszoon aan als business controller. Samen gingen ze aan de slag met financiële rapportages, procesoptimalisatie en verdere professionalisering van de organisatie.

Waar ervaring niet langer voldoende was

Binnen Auto Sturm werd jarenlang vooral gestuurd op basis van orders, ervaring en gevoel. Dat werkte goed zolang de markt stabiel bleef en resultaten positief waren. Maar actuele inzichten en realtime cijfers ontbraken grotendeels. Veel kennis zat impliciet in processen, Excel bestanden en in de hoofden van medewerkers. Pas toen een collega op de administratie uitviel, werd duidelijk hoe kwetsbaar die situatie eigenlijk was.

“Veel werkzaamheden werden nog handmatig uitgevoerd,” vertelt Willemijn. “Facturen kwamen binnen, verdwenen in mappen en werden later handmatig verwerkt. Daardoor ontstonden fouten zoals dubbele betalingen en onduidelijke factuurstromen.” Michel herinnert zich die periode nog goed. “Toen onze collega uitviel hadden we eigenlijk twee prioriteiten: crediteuren moesten betaald blijven worden en zodra er auto’s verkocht werden, moesten die facturen eruit.”

Maar ondertussen ontbrak het aan inzicht. “Voor ons was het iedere maand hard werken om cijfers boven tafel te krijgen,” zegt Michel. “En daarna hadden we eigenlijk geen tijd meer om ze goed te analyseren. We liepen constant achter de feiten aan.” Pas op dat moment werd zichtbaar hoeveel afhankelijkheid er nog zat in handmatig werk en losse processen. “Fouten herstellen kost uiteindelijk meer tijd dan iets in één keer goed neerzetten,” vult Willemijn aan.

Eerst structuur, daarna automatisering

Al snel werd duidelijk dat automatiseren alleen zin had als eerst de basis werd aangepakt. “We moesten eerst uitzoeken hoe processen liepen voordat we überhaupt konden verbeteren,” vertelt Willemijn. “Dat zegt wel iets over hoeveel nog impliciet geregeld was.”

Die zoektocht begon intern. Samen liepen Michel en Willemijn kritisch door processen, journaalposten en rapportages heen met de vraag: wat willen we precies bereiken? “We hebben echt gekeken naar welke informatie we misten, waar processen vastliepen en hoe we in de toekomst wilden sturen,” vertelt Michel.

In die fase ontstond ook de samenwerking met Irixs. “Omdat we vooraf zelf scherp hadden wat we wilden bereiken, konden de consultants van Irixs direct inhoudelijk meedenken,” vertelt Michel. “Niet alleen over de inrichting van AFAS, maar vooral over hoe wij als organisatie wilden werken en sturen.”

Tijdens die gesprekken werd al snel duidelijk dat veel processen slimmer ingericht konden worden dan voorheen. Niet alleen technisch, maar juist ook organisatorisch. Ook het bestaande systeemlandschap sloot namelijk niet meer aan op de organisatie van nu. Het pakket dat gebruikt werd was verouderd, werd niet meer doorontwikkeld en was niet goed ingericht voor een groeiende organisatie. “Het werd ons soms onnodig ingewikkeld gemaakt,” zegt Michel. “We zagen bijvoorbeeld aparte grootboekrekeningen per vestiging in plaats van een kostenplaatsenstructuur. Dat maakte rapporteren ontzettend complex en vroeg veel van onze tijd.”

Een nieuw fundament voor de organisatie

Auto Sturm koos uiteindelijk voor een nieuw fundament met iCar als DMS, AFAS als financieel systeem en Whitevision voor factuurverwerking. Irixs werd hierbij aangehaakt als implementatiepartner, mede door de ruime ervaring binnen de automotive branche en de bestaande koppelingen tussen de systemen.

“We wilden naar een situatie waarin je niet meer hoeft te zoeken waar informatie staat,” vertelt Willemijn. “De data moet gewoon kloppen en centraal beschikbaar zijn.” Vanaf dat moment veranderde niet alleen het systeemlandschap, maar ook de dagelijkse operatie.

Facturen worden inmiddels automatisch herkend, boekingsvoorstellen worden gedaan en verwerking verloopt grotendeels digitaal. “Voorheen zetten we betalingen nog handmatig in de bank,” zegt Michel. “Nu staat alles klaar en is het vooral controleren en verwerken. Dat scheelt enorm veel tijd.” Maar belangrijker nog: het zorgt voor meer betrouwbaarheid en controle.

Een creatieve oplossing voor de lease administratie  

Tijdens de gesprekken met de consultants van Irixs kwam ook een ander vraagstuk naar voren waar Auto Sturm al langer tegenaan liep: de leaseadministratie. Een gespecialiseerd pakket was gezien de beperkte omvang van de leaseportefeuille te kostbaar, terwijl de leasetermijnen wel maandelijks handmatig gefactureerd moesten worden, “Dat kostte iedere maand opnieuw ontzettend veel werk,” vertelt Michel.

Wat begon als een vraagstuk rondom lease administratie groeide uiteindelijk tot een gezamenlijk denkproces tussen Auto Sturm en Irixs. “In plaats van direct naar aanvullende software te wijzen, gingen de consultants juist kijken hoe bestaande functionaliteit slimmer ingezet kon worden.” Uiteindelijk kwamen ze met een creatieve oplossing binnen AFAS waarbij gebruik werd gemaakt van de abonnementenfunctionaliteit. “Nu maken we één keer een abonnement aan en wordt de factuur iedere maand automatisch gegenereerd,” zegt Willemijn. “Dat scheelt ons echt ontzettend veel tijd.” Daarnaast ontstond ook meer inzicht in opbrengsten en kosten per leasecontract. “Je kunt nu veel beter beoordelen wanneer iets winstgevend is en wanneer niet,” vult Michel aan.

Meer inzicht vraagt ook ander gedrag

Met de komst van AFAS InSite veranderde niet alleen het systeem, maar ook de manier van werken binnen de organisatie. Facturen moeten nu digitaal worden goedgekeurd, verantwoordelijkheden worden zichtbaarder en processen transparanter. “Dat is echt een gedragsverandering,” zegt Willemijn. “Iedereen moest wel wennen aan een nieuw systeem en aan het feit dat je dingen actief moest accorderen.” Toch werd de waarde daarvan al snel zichtbaar en nu is iedereen kritisch op de controle van een factuur en daarmee is de organisatie ook kostenbewuster geworden.

De volgende stap: voorspellen en bijsturen

Hoewel de basis inmiddels ruimschoots staat, zien Michel en Willemijn automatisering niet als een afgerond project. De volgende stap ligt in het combineren van data uit verschillende systemen met Power BI. Denk aan inzichten in werkplaatsproductiviteit, marges per vestiging en operationele prestaties. Niet alleen om terug te kijken, maar juist om eerder te kunnen bijsturen. “Samen met de consultants van Irixs kijken we welke inzichten nodig zijn binnen de verschillende lagen van de organisatie,” vertelt Willemijn. “Van directie dashboards tot aftersales en controlling, iedereen heeft uiteindelijk andere informatie nodig.”

Samen bouwen aan verandering

Wat volgens Michel en Willemijn het verschil maakte in het traject, was de manier van samenwerking. “Vanaf het eerste moment was er gewoon een klik en voelden de consultants als collega’s” vertelt Willemijn.

In de eerste maanden was de samenwerking intensief. Nieuwe systemen moesten worden ingericht, processen opnieuw opgebouwd en er waren veel vragen. “Dat was een periode van trial en error,” zegt Michel. “Dan is het belangrijk dat je snel kunt schakelen.”

Volgens Michel en Willemijn maakte juist die flexibiliteit het verschil. “Als we ergens tegenaan liepen kregen we snel reactie. Even bellen, mailen of samen meekijken, waardoor we in korte tijd ontzettend veel stappen konden zetten.”

De samenwerking voelde voor beide uiteindelijk minder als klant leverancier en meer als collega’s onder elkaar. “Er werd echt geluisterd naar wat we wilden bereiken,” zegt Willemijn. “Niet alleen naar wat technisch mogelijk was.”

De verandering binnen Auto Sturm zit niet alleen in systemen of processen. Het zit vooral in de stap van sturen op ervaring naar sturen op inzicht. Of zoals Michel het samenvat: “Je wil niet harder werken, maar juist dat je dingen slimmer doet en de juiste beslissingen neemt op basis van inzicht,” En precies daar zit de kern van het traject. Niet meer reageren op wat er gebeurt, maar steeds beter begrijpen wat er gebeurt en waarom.