De Nederlandse havens staan bekend als een van de meest efficiënte en geavanceerde logistieke omgevingen van Europa. Achter die dagelijkse operatie zit een enorme digitale laag die alles met elkaar verbindt. Portbase vervult daarin met haar Port Community System een centrale rol en is de schakel tussen het bedrijfsleven en autoriteiten.
Met duizenden aangesloten bedrijven en klanten zorgt het platform dat informatiestromen rondom schepen, lading en transport naadloos samenkomen. Die schaal en afhankelijkheid van het platform maken één ding duidelijk: systemen moeten niet alleen werken, ze moeten ook meebewegen.
En precies daar zat voor Portbase een uitdaging in hun eigen interne processen. Hierover spreken we met Leon Tas (Programma Manager @ Portbase) en Michael van den Berg (Financial Controller @ Portbase).
‘We werkten met een aantal verschillende systemen, dus een systeem voor finance, een voor ons CRM en een voor HRM. Die werkten individueel van elkaar wel, maar maakten ons als organisatie minder wendbaar omdat ze niet met elkaar konden communiceren.’ vertelt Leon. Kleine aanpassingen vroegen al snel om externe ondersteuning en maatwerk. Dat maakte het lastig om snel te schakelen of processen aan te passen. ‘We wilden naar een systeem waarmee we data konden hergebruiken en dat eenvoudig te integreren was, ook met ons PCS.’
De wens was helder: minder losse systemen, meer samenhang en vooral meer regie over eigen processen.
Portbase besloot Irixs in te schakelen en te kiezen voor AFAS. Niet alleen als vervanger van bestaande applicaties, maar ook als fundament voor een geïntegreerde manier van werken waarin processen rondom finance, sales en HRM samenkomen.
‘We hadden de doelstelling om binnen een jaar tijd alle processen in AFAS te hebben en het grondig te testen,’ vertelt Michael. ‘Dat deden we samen met collega’s van sales, finance, HRM en operatie én met consultants van Irixs. Door hun frisse blik, ervaring en specialistische kennis waren ze echt van grote toegevoegde waarde.’
Tijdens de implementatie kwamen verschillende onderdelen samen. Finance was relatief overzichtelijk, maar vooral HRM en abonnementsfacturatie vroegen om een zorgvuldige inrichting.
‘We hadden toen zo’n 3500 facturen die er maandelijks uit moesten. Dan moet je zeker weten dat dat proces gewoon klopt en blijft draaien. Nu is het aantal facturen gewoon verdubbeld en ben ik blij dat dat nu via AFAS loopt.’
Michael van den Berg Financial ControllerNaast de implementatie van AFAS was er een specifieke wens: een integratie met de zogeheten aanmeldstraat. Via deze route melden klanten zich aan bij Portbase. De ingevoerde gegevens worden dankzij de koppeling automatisch gevalideerd en doorgestuurd naar AFAS. Daardoor ontstaat één consistente datastroom, zonder dubbele invoer of handmatige controles.’
‘Dankzij deze integratie besparen we klanten en onszelf enorm veel tijd,’ vertelt Leon. ‘Waar het klant onboardingsproces voorheen zeven werkdagen kon duren, is dit nu soms al binnen één dag afgerond.’
Wat in het traject opvalt, is dat de samenwerking verder gaat dan alleen de inhoud. Juist die manier van samenwerken maakt het verschil. Portbase werkte tijdens de implementatie intensief samen met de consultants van Irixs in zogeheten focusweken. In die periodes werd er samen intensief gebouwd, getest en bijgestuurd. Dat zorgde voor korte lijnen en snelle besluitvorming.
Ook nu blijven die korte lijnen en snelle besluitvorming zichtbaar. Heldere dagverslagen zorgen ervoor dat iedereen precies weet wat er gedaan is, welke keuzes er zijn gemaakt en wat de volgende stap is. Dat lijkt misschien klein, maar maakt het verschil. Het voorkomt ruis, geeft vertrouwen en zorgt dat Portbase zelf regie houdt. ‘Die transparantie en manier van communiceren zorgen ervoor dat Irixs niet voelt als een externe partij, maar als een verlengstuk van het team’ aldus Leon.
In de periode na de implementatie verschoof de samenwerking van projectmatig naar doorlopend. Niet meer gericht op opleveren, maar op verbeteren. Samen kijken waar processen nog eenvoudiger kunnen, waar de standaard beter benut kan worden en welke stappen logisch zijn richting de toekomst.
‘Toen we intern meer zijn gaan doen met onze eigen beheerder en key-users, bleef Irixs aangehaakt als sparringspartner,’ vertelt Leon. ‘De consultants houden ons op de hoogte van de ontwikkelingen in de markt, denken mee in procesoptimalisatie en geven altijd eerlijk advies.’ Ook op momenten dat er dringend capaciteit nodig is, blijft die flexibiliteit belangrijk.
‘Toen doorontwikkeling dreigde stil te komen liggen door een gat in onze bezetting, konden we snel schakelen met Irixs en hadden we binnen no-time extra versterking zodat alles goed bleef functioneren.’
Dankzij deze aanpak heeft Portbase nu een fundament dat past bij de schaal waarop het opereert. Een omgeving waarin processen logisch samenkomen, automatisering die echt wat oplevert en ruimte om verder te groeien.
De samenwerking met Irixs speelt daarin nog steeds een rol. Niet als uitvoerende partij op afstand, maar als betrokken partner die meedenkt over de volgende stap. Want juist in een omgeving die continu in beweging is, zit de meeste waarde niet in één grote verandering, maar in het blijven verbeteren.
Benieuw hoe jouw organisatie dezelfde stap kan maken? We helpen je graag.
"We zijn in omzet verdubbeld, maar in aantal mensen op de administratie gehalveerd.”
"Tijdsbesparing, efficiency en gebruiksgemak. Dat is wat de samenwerking met Irixs ons heeft opgeleverd."
“Onze ervaring is zeer positief. Ik kan het een ieder aanraden die op een eenvoudige manier de urenregistratie wil bijhouden.”
Hightech consultancy- en detacheringsbureau TMC behaald enorme tijdwinst door minimaal handmatig werk en controles in uren boeken.
“Irixs helpt ons actief bij de inrichting van ons cursusmanagement in AFAS. De businessconsultants zijn kundig en goed in hun vak. Onze bedrijfsprocessen zijn verder geautomatiseerd.”
“Keer op keer word ik verrast en ben ik verbaasd over hoe snel en met welke kwaliteit onze wensen worden gerealiseerd. Echt super!”
“Het is een goed besluit geweest om meer zelf te doen. Alles zelf doen gaat niet en hoeft ook niet. Maar dat we weer baas zijn over onze eigen processen is een gevoel wat ik iedere schoolbestuurder kan aanbevelen. Het is heerlijk!”
“Voorheen hadden we nog een bezetting van 5,6 FTE voor onze afdeling Personeels- en salarisadministratie (PSA). Nu is dat afgenomen tot slechts 1,4 FTE!”
“We zijn zeer tevreden over de samenwerking met Irixs. De deskundigheid is hoog. We hebben nu een betrouwbaar systeem dankzij Irixs. Dat levert ons tijdsbesparing op en biedt veel sneller inzicht in de cijfers per school.”
“Het overgangstraject is uitermate goed en gestructureerd verlopen”, blikt Italiaander terug. “Van het offertetraject tot aan de uiteindelijke implementatie. We zijn zeer tevreden over de samenwerking met Irixs.”
“We wilden de regelingen voor topsporters digitaliseren. Hiervoor stapten we in 2014 over op AFAS. Destijds was hiervoor een stuk maatwerk nodig. Irixs heeft gezorgd dat er nu zoveel mogelijk vanuit de standaard van AFAS wordt gewerkt.”
De koppeling ADconnect bespaart ons heel veel tijd en geld. En dat kunnen wij nu besteden aan onze kernactiviteit :"Zorgverlening."
“De software ondersteunt je goed, maar bij het daadwerkelijke verlonen komt toch nog heel wat kijken – naheffingen, pensioenen, vergoedingen en weet ik wat nog allemaal. Dat hebben we nu dus uitbesteed aan Irixs. Ideaal!”
Om groei en efficiëntie te waarborgen, richtte Dataplace samen met Irixs een compleet nieuw financieel proces in binnen AFAS. “In drie dagen stond de basis, en sindsdien draait alles soepel — van facturatie tot rapportages. Dat geeft ons rust en ruimte om te focussen op innovatie en klanten.”