Dunamare Onderwijsgroep

Dunamare Onderwijsgroep

Van muterend naar controlerend met implementatie en procesoptimalisatie van AFAS Software

De uitdaging van Dunamare Onderwijsgroep

Dunamare Onderwijsgroep: 22 scholen, 14.000 leerlingen en 1700 Dunamare collega’s. Een grote hoeveelheid mensen, verantwoordelijk voor een nog veel grotere hoeveelheid data. Data die veel kansen biedt, mits er een sterk geautomatiseerd systeem aan ten grondslag ligt. Iets waar het Dunamare Onderwijsgroep juist aan ontbrak. De vraag hoe een exponentieel groeiende hoeveelheid versplinterde data geautomatiseerd en gestroomlijnd kon worden, passeerde dan ook vaak de revue. 

Over Dunamare Onderwijsgroep

Dunamare Onderwijsgroep is een onderwijsinstelling die de verbindende factor is tussen 22 scholen voor voortgezet onderwijs in de regio Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer (met een uitstapje naar Harlingen en Uithoorn). Kennisoverdracht, persoonlijke ontwikkeling en voorbereiding op deelname in de maatschappij staan bij Dunamare Onderwijsgroep centraal. De leerlingen worden in de volle breedte ontwikkeld en opgeleid tot competente mensen die zich bewust zijn van onze democratische en maatschappelijke basiswaarden.

We spreken met Meta Bruggink (Beleidsadviseur HR) en Nanouk Marquenie (Senior Payroll specialist) over de overgang van Dunamare Onderwijsgroep naar een geautomatiseerde onderwijsinstelling.

Van papier naar pixels

Op de vraag hoe Dunamare Onderwijsgroep voor AFAS Software werkte, antwoordt Meta: “De tijd van Dunamare Onderwijsgroep voor AFAS Software, wordt gekenmerkt door inefficiënte en versplinterde mutaties. We werkten namelijk met drie verschillende systemen voor salarisverwerking, personeelsdossiers en het aanleveren van mutaties. We waren nog verre van gedigitaliseerd, met als gevolg dat we veel meer FTE kwijt waren aan alle mutaties. Voorheen hadden we nog een bezetting van 5,6 FTE voor onze afdeling Personeels- en salarisadministratie (PSA). Nu is dat afgenomen tot slechts 1,4 FTE!”

Nanouk voegt hieraan toe: “Voorheen werkten we grotendeels met papieren dossiers. Hierdoor vroegen bepaalde processen om aandacht van meerdere personen en om meerdere handelingen per persoon. Verre van efficiënt… Gelukkig zijn we nu een stuk verder!”

“Voorheen hadden we nog een bezetting van 5,6 FTE voor onze afdeling Personeels- en salarisadministratie (PSA). Nu is dat afgenomen tot slechts 1,4 FTE!”

Van centraal naar decentraal. Van muterend naar controlerend

Over de huidige werkwijze vertelt Meta: “Ik denk dat het bij onze huidige werkwijze in de essentie gaat om het volgende: ons werk is verplaatst van centraal naar decentraal. Van een muterende naar een controlerende organisatie. Voorheen waren we als onderwijsgroep in de lead, maar nu zijn de scholen dat. Als er ergens een wijziging plaatsvindt, geven de scholen dat zelf door. De controle op datgene wat er gemuteerd wordt, vindt ook op de school zelf plaats.” Nanouk voegt toe: “Slechts een beperkt aantal mutaties wordt door ons als onderwijsgroep gecontroleerd, bijvoorbeeld zaken waarvoor je echt een achtergrond in de salarisadministratie moet hebben.”

Goede begeleiding maakt het proces écht tot een geoliede machine

“Het is een lang proces geweest. Eigenlijk is dat het nog steeds, want ik denk dat we de eindstreep nog niet gepasseerd zijn. Doordat het zo’n lange periode betreft, is goede begeleiding essentieel om de overgang tot een succes te brengen. De medewerkers van Irixs hebben ons echt op alle mogelijke vlakken de begeleiding geboden die we nodig hadden. Dat is iets wat we gedurende de samenwerking altijd als heel fijn hebben ervaren. Bovendien heeft dit eraan bijgedragen dat het proces écht een geoliede machine is. Iedereen die op wat voor manier dan ook betrokken is bij het proces, weet hoe het werkt en wat er verwacht wordt. Om een lang verhaal kort te maken: de overgang naar AFAS Software is niet zomaar iets, maar met de juiste begeleiding en onze gedeelde motivatie hebben we het samen met Irixs heel erg goed gedaan.”

Quote:

“De medewerkers van Irixs hebben ons echt op alle mogelijke vlakken de begeleiding geboden die we nodig hadden.”

We laten het systeem voor ons werken, in plaats van andersom

Op de vraag wat de grootste winst is geweest, antwoordt Meta stellig: “De grootste winst die we hebben geboekt met de implementatie en optimalisatie van AFAS Software, is dat we meer gedaan krijgen met minder mensen. Het aantal FTE is van 5,6 naar 1,4 gedaald. We kunnen nu veel meer verantwoordelijkheid bij de scholen leggen. Onze gehele administratie is veel effectiever en efficiënter. Er komen veel minder handelingen bij kijken. En de handelingen die uitgevoerd moeten worden, liggen bij de juiste personen. Het succes van Dunamare Onderwijsgroep is grotendeels te danken aan de mutaties die via workflows plaatsvinden en de hoge mate van automatisering. We laten het systeem voor ons werken, in plaats van dat wij voor het systeem werken. Als gevolg van de automatisering hebben we betere sturing- en managementinformatie. Daarnaast zijn we niet meer afhankelijk van medewerkers, maar wordt alles geborgd in het systeem.”

Quote:

“We laten het systeem voor ons werken, in plaats van dat wij voor het systeem werken.”

Waar helpt Irixs jullie nog meer mee?

“We hebben intern geen functioneel beheerder. Het onderhouden van AFAS Software vergt specifieke en specialistische kennis, die in mindere mate aanwezig is binnen Dunamare Onderwijsgroep. Voor de echte specialistische kennis en het goed implementeren van bepaalde vraagstukken uit de organisatie, maken wij gebruik van support van Irixs. Dat werkt heel fijn, want zij pakken zaken heel snel op en denken echt met ons mee. Hierdoor stagneert het proces niet en komen we eigenlijk altijd tot de beste oplossing.”