“Een enorme besparing in tijd en ruis”

Als de hoogste baas in het bedrijf een achtergrond in de IT heeft, krijgt de rest van de organisatie daar dan iets van mee? Bij Mengelers Automotive Limburg zeker wel. Het bedrijf combineert software-oplossingen van AFAS, Audev en Irixs en maakt gebruik van hun expertise en jarenlange ervaring in de automotive branche. “Afzonderlijke systemen die krachtiger worden doordat ze met elkaar samenwerken.”

Ron Geurts werkt al zijn hele leven in de automotive en is sinds 1998 in dienst bij de Mengelers Automotive Limburg, waar hij zich inmiddels operationeel directeur mag noemen.

Brian Italiaander, ceo bij Mengelers, heeft een achtergrond in IT en is sinds 2019 eigenaar geworden van de Mengelers Automotive Limburg. 

Ingezet op uitbreiding

Vanaf het aantreden van de nieuwe ceo bij Mengelers heeft het bedrijf vol ingezet op uitbreiding. In coronatijd werden enkele dealerfilialen en schadeherstelbedrijven overgenomen. “Om die groei te kunnen faciliteren en onze operatie efficiënt aan te kunnen sturen, is een hele goede automatisering noodzakelijk”, legt Italiaander uit. Hij zag al snel in dat de automatisering van HR en Financieel ontoereikend waren voor zijn groeistrategie. Het Dealer Management Systeem CarIT was dat wel. “Ik werk er al meer dan tien jaar dagelijks naar volle tevredenheid mee”, zegt Geurts. 

Italiaander zag meteen de potentie van integratie van Financieel en HR in één pakket. En dat dan weer gekoppeld aan CarIT én de business intelligence oplossing van AFAS-partner Irixs. “Ik ben redelijk innovatief ingesteld”, zegt Italiaander ter verklaring. “Ik heb twintig jaar bij allerlei bedrijven in de keuken gekeken. Met die ervaring heb ik zelfstandig de keus voor de combinatie van AFAS, Audev en Irixs gemaakt. Daarmee loopt ons bedrijf duidelijk voor op andere dealers en importeurs.”

Voorspoedige implementatie
Mengelers stapte over op AFAS. In het overgangstraject dat daaraan voorafging was er intensief contact met Irixs, de AFAS-partner die de implementatie verzorgde. “Dat is uitermate goed en gestructureerd verlopen”, blikt Italiaander terug. Volgens Geurts zijn er nog wel wat dingen te doen. “Na drie maanden kun je ook niet verwachten dat alles meteen vlekkeloos loopt. Maar ik heb er vertrouwen in dat dit binnen afzienbare tijd goed komt.”

Inzicht en overzicht

Volgens Italiaander biedt de software van AFAS zijn bedrijf inzicht en overzicht, hoewel de nieuwe situatie nog tamelijk pril is. “Alles wordt gedigitaliseerd en daardoor missen we niets meer. Alle contracten zitten in het systeem en dankzij de reminders weten we precies wanneer contracten aflopen. Maar we weten ook wanneer een medewerker jarig is. Wij vinden het belangrijk om als directie altijd persoonlijk onze felicitaties over te brengen. Bij ons staan de medewerkers namelijk op de eerste plaats. Als medewerkers zich goed voelen en zich kunnen ontplooien, dan komt de klant – onze tweede prioriteit – vanzelf.” Geurts valt hem bij. “We zijn als bedrijf de afgelopen jaren flink gegroeid, maar functioneren nog steeds als familiebedrijf. We kennen niet alleen de chef van de werkplaats persoonlijk, maar ook de autopoetsers.”

De volgende fase

Nu HR en Financieel up and running zijn, gaat Mengelers in de volgende fase aan de slag met Power BI. In de oude situatie werkte het dealerbedrijf met een pakket dat weliswaar stuurinformatie bood, maar niet real-time. Geurts: “Met ontsluiting van AFAS Profit en CarIT naar Power BI met Irixs verzamelen we in de toekomst alle informatie voor de bedrijfsvoering in één krachtig dashboard.”

“Zo krijgen we bijvoorbeeld een actueel inzicht in verkochte uren. We werken met een provisiesysteem in de aftersales en daarvoor is het belangrijk dat medewerkers weten hoe ver ze van hun target zitten. Hetzelfde geldt voor onderdelen. Nu zit ik nog aan het einde van het kwartaal met mijn rekenmachine uit te rekenen hoeveel procent we van de doelstelling zitten. Straks zit dat mooi in het systeem en weten we voortdurend waar we aan toe zijn” legt Geurts uit.

Voorspellende modellen
Ook Italiaander heeft hoge verwachtingen van het werken met business intelligence. “Het mooie van Power BI van Irixs is dat het een open en universeel systeem is met heel veel plugins. Je kunt straks allerlei extra data gaan combineren. Je kunt bijvoorbeeld een koppeling maken met het historische weerbeeld en daaruit afleiden welke invloed dat heeft gehad op de verkoopresultaten. Een koppeling met de weersvoorspelling levert vervolgens weer informatie op over de minimaal benodigde toekomstige bezetting in de werkplaats of op de verkoopafdeling. Zo kun je de personeelscapaciteit vrij nauwkeurig plannen. Het systeem heeft ontzettend veel potentie.” Klinkt dat niet bijna als Artificial Intelligence? Italiaander: “Het is mijn strategische gedachtengoed voor de komende vijf jaar. Voorspellende modellen moeten ons helpen om de huidige positie als marktleider in Limburg te behouden en uit te bouwen.”

Alles in één portal

In zijn rol als operationeel directeur werkt Geurts regelmatig met de software van AFAS. Bij de controle van facturen heeft hij bijvoorbeeld ook zicht op verlofaanvragen en ziekmeldingen. Geurts: “Alles loopt via één portal terwijl ik daar in het verleden drie of vier programma’s voor moest openen.” “In die situatie zag ik in tijden van grote drukte weleens iets over het hoofd. Dat gebeurt me nu echt niet meer. Bovendien is inloggen in het systeem heel eenvoudig. Met behulp van de Pocket App op je telefoon zit je er meteen in.” Italiaander: “Vroeger kostte het opstellen van de financiële maandrapportages een dag werk en nu is het in vijf minuten geregeld zonder dat er fouten in kunnen sluipen. Dus dat is een enorme besparing in tijd en ruis.” 

Automatische transmissie

Aan het eind van het gesprek constateert Geurts: “Wij ontzorgen onze klanten, zoals AFAS, Audev en Irixs ons ontzorgen.” Het zijn drie volwassen partijen, zegt Italiaander. Desgevraagd zijn Geurts en Italiaander het er snel over eens dat CarIT de motor van de gekozen automatiseringsoplossing is. Logischerwijs fungeert Power BI van Irixs als het dasboard. En AFAS dan? “Ik zie AFAS als de aandrijflijn”, zegt Italiaander, “het hybride systeem dat bijspringt als het nodig is. Het zijn afzonderlijke systemen die krachtiger worden doordat ze met elkaar samenwerken. Daarom hebben wij die keuze zo gemaakt.”

Over Mengelers

Mengelers Automotive Limburg is dé officiële dealer voor Toyota, Suzuki en Lexus in de provincie Limburg. Ze hebben vestigingen in Landgraaf, Maastricht, Sittard, Roermond en Venlo. Bij het bedrijf werken ongeveer 150 mensen. Als eerste Toyota-dealer van Nederland is de Mengelers Automotive Limburg in meer dan vijftig jaar uitgegroeid tot een vertrouwd adres op het gebied van kwalitatieve en duurzame mobiliteit. Het familiebedrijf onderhoudt een optimale relatie met klanten.