Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs (RVKO)

De Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs (RVKO) had een uitdaging ten aanzien van het rapporteren van waardevolle managementinformatie. Zij waren voorheen veel tijd kwijt aan het bij elkaar zoeken van Excel-lijsten met gegevens die niet eenduidig werden geregistreerd, en die vervolgens ook nog eens moesten worden samengevoegd. Daardoor kwamen bijvoorbeeld verzuimgegevens moeizaam boven tafel. Dat is nu wel anders. Irixs zorgde ervoor dat iedereen binnen de RVKO met dezelfde actuele gegevens werkt én inzicht heeft dankzij persoonlijk ingerichte rapportages.

21.000 leerlingen en 2.300 medewerkers

De RVKO is een grote organisatie waar veel data worden geproduceerd. Als één van de grootste besturen voor primair onderwijs in Nederland telt de RVKO 67 basisscholen in Rotterdam en omstreken. In totaal krijgen daar zo’n 21.000 leerlingen les en werken er 2.300 medewerkers.

Jeroen den Hartog is Manager Finance & Control bij de RVKO. Hij is verantwoordelijk voor het stroomlijnen van en het sturen op de data. De uitdaging zat in het goed gebruiken van business intelligence (BI) en het publiceren van één dashboard per leidinggevende per locatie. Daarbij speelt de inrichting van Power BI door Irixs een belangrijke rol.

Waardevolle miniculturen

Ook al is de RVKO een grote organisatie, toch is de werkwijze heel kleinschalig, vertelt Jeroen: “Onze scholen zijn ten opzichte van de totale omvang van de RVKO kleinschalig georganiseerd en het is daar heel erg ‘ons kent ons’. Zo werken we met waardevolle miniculturen binnen de organisatie. We proberen deze goed te bewaren terwijl we vanuit het management voor een centrale aansturing zorgen.”

Die aansturing gebeurt door een centrale directie met twee bestuurders en een managementteam met twee bovenschoolse directeuren, een bestuurssecretaris en vijf stafmanagers, waarvan Jeroen er één is. In zijn functie stuurt hij de financiële afdeling aan en verzorgt hij de concerncontrole. 

Eén dashboard per leidinggevende

Samen met Irixs ging hij in 2019 aan de slag om één dashboard per leidinggevende te gaan ontwikkelen. Jeroen: “We willen dat zij in één oogopslag de juiste informatie krijgen. Daarbij werken we voor schooldirecties met een ander template dan voor stafmanagers. We willen zo flexibel mogelijk zijn in onze BI-oplossing. Dat lukte dankzij Irixs en hun kennis van Power BI.”

Zo flexibel mogelijke BI-oplossing

In 2016 nam de RVKO de financiële administratie en salarisadministratie in eigen beheer. Daarvoor hebben zij respectievelijk AFAS en Youforce geselecteerd als software. Jeroen vertelt dat dit nog niet direct goed liep: “De rapportages lieten te wensen over. Ze waren niet in een handig format beschikbaar. Dat was voor ons aanleiding om BI-tools te gaan vergelijken, want we wilden dit beter organiseren. Ook omdat we dit breder wilden trekken met personeelsgegevens, leerlinggegevens en externe databronnen. Zo kwamen we uiteindelijk met Irixs in contact, als specialist in Business intelligence en Microsoft Power BI.” Sinds 2021 heeft RVKO ook hun HR processen geborgd in AFAS.

Sturen op parameters

De eerste stap in de samenwerking met Irixs was het maken van een roadmap, waarin stap voor stap nieuwe data worden toegevoegd aan de dashboards. Inmiddels zijn de financiële rapportages en de personeelsgegevens, zoals salarissen en verzuim, uitgewerkt in BI-rapportages. De volgende stap is gebouweninformatie en prognoses van leerlingenaantallen beschikbaar maken in BI-rapportages. Vervolgens worden vanuit de rapportages over financiën, personeel, leerlingen en gebouwen dashboards met integrale managementinformatie gegenereerd voor de verschillende gebruikersgroepen.

Koppeling met externe databronnen

Op dit moment is RVKO bezig met een koppeling met ParnasSys, het leerlingenadministratie- en -volgsysteem dat gebruikt wordt. Maar ook de gegevens uit het periodieke tevredenheidsonderzoek kunnen in het BI-dashboard worden opgenomen. Zo kan de RVKO goed sturen op allerlei verschillende parameters.

RVKO over Irixs

“We zijn zeer tevreden over de samenwerking met Irixs. De deskundigheid is hoog. Ze luisteren naar onze wensen, maar geven het ook aan wanneer deze wensen niet zo praktisch zijn. Ook over tijdlijnen is Irixs heel duidelijk. Zij geven terecht aan dat kwaliteit belangrijker is dan snelheid. Uit de terugkoppeling van de gebruikers en uit de tests van de rapportages merken we dat de kwaliteit van de dashboards daadwerkelijk heel hoog is. We hebben nu een betrouwbaar systeem dankzij Irixs. Dat levert ons tijdsbesparing op en biedt veel sneller inzicht in de cijfers per school.”

Altijd een actueel dashboard

Een valkuil die Jeroen ziet door de vele mogelijkheden is teveel tegelijk willen: “Daarom stellen we onszelf ook altijd de vraag waarom we iets zouden willen toevoegen aan een dashboard. Het moet wel nuttig zijn om de informatie te tonen, want anders raak je het spoor bijster.”

Reacties van gebruikers

De reacties van de schooldirecties op de nieuwe dashboards zijn zeer positief, aldus Jeroen: “Zij vinden het heel fijn dat zij een duidelijk en werkbaar overzicht hebben van de informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Bovendien worden de cijfers elke dag bijgewerkt en is het dashboard dus altijd actueel. Voorheen stuurden we altijd op cijfers uit het verleden. Er is nu meer actualiteit, uniformiteit en duidelijkheid waar zij welke informatie kunnen vinden. In de toekomst gaan we de dashboards nog gerichter en meer gepersonaliseerd maken.”