iTrainee

Aan het woord is Tom Aarts, finance manager bij talentontwikkelaar iTrainee. Over de flexibiliteit en de deskundigheid van Irixs is hij ook erg enthousiast. Maar het allerbelangrijkste vindt hij de persoonlijke benadering. ‘Irixs heeft – net als iTrainee – veel aandacht voor het menselijke aspect. Daarom passen we zo goed bij elkaar.’ 

iTrainee is dé matchmaker tussen jonge talenten en bedrijven die goede SAP-consultants nodig hebben. Tijdens een intensief opleidingsprogramma van 4 maanden worden high potentials die net hun opleiding hebben afgerond, klaargestoomd voor een carrière als SAP-consultant. Vervolgens gaan de trainees onder begeleiding van iTrainee aan de slag bij een opdrachtgever, mét uitzicht op een vast dienstverband.  

Officiële AFAS-partner

Ook al is SAP de corebusiness van iTrainee, tóch koos het bedrijf zelf voor een ERP-systeem van AFAS. ‘Dat sloot naadloos aan op onze behoeftes’, licht Tom deze keuze toe. ‘Toen iTrainee in 2016 op zoek was naar een officiële AFAS-partner om het ERP-systeem te implementeren, viel de keuze op Irixs. Die samenwerking verliep heel prettig. Vandaar dat we in 2019 opnieuw bij Irixs aanklopten.’  

Er was in de tussenliggende 3 jaar wel het nodige veranderd. Tom: ‘iTrainee was in deze 3 jaar gegroeid en inmiddels overgenomen door andere aandeelhouders, met verdere uitdagende groeidoelstellingen. Vanuit iTrainee ontstond de behoefte om de veranderingen ook te vertalen naar het ERP-systeem. We kregen bijvoorbeeld een nieuwe organisatiestructuur. Ook de eisen en wensen voor de (non-)financiële rapportages waren in de tussentijd veranderd. Daarnaast had iTrainee de wens om nóg meer te gaan sturen en voorspellen op basis van data. Dat was grotendeels nieuw voor onze organisatie.’

Schot in de roos 

Rapportages maken ging echter niet zonder slag of stoot. ‘Het kostte ons veel tijd en moeite om alle benodigde data te verzamelen. Daarnaast waren bepaalde onderdelen van onze werkwijze ook nog eens foutgevoelig’, vertelt Tom. ‘We vonden het  daarom belangrijk dat ons ERP-systeem binnen afzienbare tijd werd aangepast aan de nieuwe situatie. We zochten opnieuw contact met Irixs. Dat bleek een schot in de roos.’ 

Tom was als finance manager nauw betrokken bij het project. Vanuit Irixs kreeg hij Yvonne Haenen toegewezen als consultant en sparringpartner. Samen brachten ze het vraagstuk binnen iTrainee in kaart: ‘Tijdens constructieve sparringsessies zochten we naar het antwoord op vragen als: Waar staan we nu? Waar hebben we behoefte aan? en Wat is daarvoor nodig? Yvonne heeft veel kennis van ERP-systemen, AFAS en de bedrijfsprocessen van vergelijkbare organisaties. Maar wat ik persoonlijk  ook prettig vond, was dat ze – net als ik – een financiële achtergrond heeft. We spreken elkaars taal. Daardoor konden we goed met elkaar sparren.’ 

Druk op de knop 

Toen het vraagstuk helder was, gingen Tom en Yvonne aan de slag met de prioritering: welke resultaten zijn belangrijk voor de korte, middellange en lange termijn? Hoeveel tijd is er nodig voor de implementatie en wat zijn de kosten? Tom: ‘We wilden dat het binnen afzienbare tijd technisch mogelijk zou worden om alle gewenste financiële informatie uit AFAS te halen. Het liefst met de spreekwoordelijke “druk op de knop”. Ook vonden we het zaak om de nieuwe organisatiestructuur zo snel mogelijk in AFAS te zetten, zodat rapporteren op groepsniveau mogelijk werd. Verder wilden we de vormgeving van onze rapportages én de manier waarop we rapportages maken en presenteren, optimaliseren.’  

Om de vaart erin te houden, besloten ze om het vraagstuk op te knippen in 2 parallel lopende projecten. Daarbij kreeg het rapporteren op groepsniveau voorrang, maar werd er tegelijkertijd gewerkt aan de optimalisatie van het rapportageproces. ‘Hierdoor bleef het vraagstuk behapbaar’, vervolgt Tom. ‘Niet alleen voor de projectleden, maar ook voor de mensen die met het geoptimaliseerde systeem moesten werken. Zij werden stap voor stap geconfronteerd met de nieuwe functionaliteiten. Deze keuze heeft enorm bijgedragen aan het succes van beide projecten.’ 

Samen met Yvonne bracht Tom in kaart wat er nodig was om de gewenste rapportages te maken. ‘We namen samen alle relevante processen onder de loep en hielden eerder gemaakte keuzes tegen het licht: Wat kon er met de wetenschap en de ontwikkelingen van nu anders en beter? Daarna hebben we de processen opnieuw vormgegeven. We hebben gekeken wat je kunt automatiseren, wat je hiervoor éérst moet digitaliseren en wat er effectiever en efficiënter kon. Ook de zaken die overbodig zijn maar die wél veel onderhoud vragen, zetten we op een rij. Vervolgens bepaalden we welke acties er nodig waren om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de data te borgen. Dit was nodig om inzichten uit de dashboards te kunnen halen. Die dashboards hebben we later zelf gebouwd en verder doorontwikkeld.’  

Wensenlijstje 

Toen het project was afgerond, besloot iTrainee om een langdurige samenwerking met Irixs aan te gaan. ‘De samenwerking beviel erg goed en ons wensenlijstje was flink gegroeid’, gaat Tom verder. ‘Zo hadden we inmiddels ook behoefte gekregen aan het automatiseren en optimaliseren van het werving-en-selectieproces, het complete uren- en facturatieproces en het salesproces. Daarom sloot onder anderen Robin Eygelshoven vanuit Irixs aan om iTrainee samen met Yvonne te ondersteunen. Ook met hem had ik meteen een klik.’ 

ITrainee en Irixs vonden elkaar in de menselijke en persoonlijke benadering die beide organisaties hoog in het vaandel hebben staan. Ook de flexibiliteit van Irixs ervaart Tom als een enorme pre. ‘iTrainee is een heel dynamisch bedrijf. Zodra we kansen zien, willen we daarop inspelen. Dit heeft een behoorlijke impact op de eisen die we aan ons systeem stellen. Tegelijkertijd legt dit ook veel druk op onze leveranciers, waaronder Irixs. Het is heel fijn dat Irixs ons hierin volgt, meebeweegt en kritisch meedenkt.’ 

Inmiddels heeft iTrainee de bedrijfsprocessen in AFAS goed op de rit. Datagedreven werken is tegenwoordig een belangrijk onderdeel van de organisatie. Tom: ‘Hierin heeft iTrainee de laatste jaren flinke stappen gezet. Ook hebben de medewerkers in de afgelopen jaren veel kennis opgedaan over de mogelijkheden en het gebruik van AFAS. Daardoor is de ondersteuning de laatste jaren verder afgebouwd. Irixs staat nog altijd stand-by voor vragen en sparringsessies. Het is heel fijn dat we altijd contact met Irixs kunnen opnemen als dat nodig is. Irixs kent ons en onze behoeften, waardoor we meteen de diepte in kunnen. De consultants hebben aan een half woord genoeg. Dat werkt heel prettig en efficiënt.’

Mooie basis om op verder te bouwen 

De inzet van Irixs was én is van grote waarde voor iTrainee. Tom: 'Dankzij Irixs hebben we nu een betrouwbaar ERP-systeem, dat volledig is ingericht volgens onze wensen en eisen. Een mooie basis om op verder te bouwen. Maar het allermooiste is dat we een partner hebben die ons begrijpt en die alle specialistische kennis in huis heeft om onze vraagstukken in en rondom AFAS op te lossen. Nu en in de toekomst.’