NOC NSF

Voor Nederlandse topsporters bestaan financiële voorzieningen die hen ondersteunen in hun topsportcarrière. NOC*NSF zat met de uitdaging om een generieke regeling in te richten voor een specifieke groep topsporters. Gelukkig heeft de software van AFAS door de jaren heen een hoop ontwikkelingen doorgemaakt en past tegenwoordig veel in de standaard. Met de creativiteit van Irixs als nieuwe AFAS Partner kon er worden gezorgd dat maatwerk naar een standaard AFAS-inrichting werd gebracht.

Ondersteuning van topsporters

Nienke Kingma, projectleider TeamNL Athlete Services NOC*NSF, legt aan ons uit op welke manieren het Fonds voor de topsporter ondersteuning biedt: “Sporters die voor Nederland op het hoogste niveau uit komen ondersteunen we in hun dagelijkse trainingssetting, om die topsportcarrière zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Dit doen we aan de hand van verschillende voorzieningen, onder andere de stipendium- en kostenvergoedingsregeling, welke we hebben ondergebracht in stichting Fonds voor de Topsporter (Fonds). Maar ook worden er lease-auto’s aangeboden zodat sporters naar hun trainingsmogelijkheden komen, een topsport-polis en een ziektekostenverzekering. Allemaal gericht op het zo goed mogelijk inrichten van de leefsituatie van de topsporter. Zo kan deze zich focussen op een topsportcarrière en uiteindelijk presteren op de toernooien waar het om gaat.”

Quote:
“Toen we eenmaal een ‘go’ hadden gekregen, hebben we binnen praktisch 7 weken de regeling neergezet. En dat heeft echt te maken met het feit dat de kennis er is bij Irixs en dat de standaarden bestaan binnen AFAS Software. Dat is wel iets waar we trots op kunnen zijn.”

Het financiële gat verkleinen

Niet alle topsporters komen in aanmerking voor bijvoorbeeld de stipendium- en/of kostenvergoedingsregeling. Nienke legt uit: “Als je top 8 van de wereld bent ongeveer, dat verschilt soms per sport, dan krijg je een A-status. Met die A-status krijg je een stipendium en een kostenvergoeding. Heb je een selectiestatus, en ben je dus nog bezig met naar die top toe werken, dan krijg je alleen een kostenvergoeding. Dat stipendium en de kostenvergoeding kan je echt zien als inkomen, het is een percentage van het minimumloon zodat je inkomen voor levensonderhoud hebt. De kostenvergoeding is bedoeld voor onkosten.” Die kostenvergoeding was vroeger voor iedereen maximaal 200 euro per maand, vertelt Nienke. “Maar doordat iemand met een selectiestatus geen stipendium krijgt, is het gat tussen A-status en selectiestatus best wel groot. Omdat het verschil zo groot is, en omdat het Fonds de topsporters met een selectiestatus ook goed wil ondersteunen, wilden we graag die kostenvergoeding voor topsporters met een selectiestatus omhoog hebben. We wilden dat financiële gat wat verkleinen.” Hiervoor ontstond het idee van differentiatie in de kostenvergoeding.

Een nieuwe regeling voor topsporters

Precies rond het moment dat Nienke deze nieuwe regeling had bedacht, kwam NOC*NSF zonder AFAS Partner te zitten. Wilber Mulder, Manager Finance & Control bij NOC*NSF, neemt ons mee in een stukje historie: “In 2009 werden de eerste stappen gezet om de stipendiumregeling en de kostenvergoedingsregeling te digitaliseren. We wilden een digitaal platform waar sporters gebruik van konden maken, om bijvoorbeeld declaraties te kunnen indienen. Maar de maatwerkoplossing die hier destijds voor was gebouwd, liet qua beveiliging en betrouwbaarheid nogal wat te wensen over.” Hij vertelt dat men daarom in 2014 de overstap maakte naar AFAS, in samenwerking met een AFAS Partner. Wilber: “Deze AFAS Partner kon 60 % van de processen in de standaard bouwen, en 40 % was maatwerk. Maar het goed kunnen bouwen én in stand houden van het stuk maatwerk was een uitdaging, met vaak allerlei operationele issues als gevolg.” Erg vervelend, maar nog vervelender was dat deze AFAS Partner zich uiteindelijk terugtrok omdat het te complex werd.

Irixs als nieuwe AFAS Partner

En precies op dat moment had Nienke dus een goed idee voor een nieuwe regeling. Maar met het gebrek aan een AFAS Partner ging dat niet lukken. Wilber vertelt: “Bij de bouw van het stukje maatwerk is geen rekening gehouden met een differentiatie in de kostenvergoedingsregeling. In combinatie met het gebrek aan een AFAS Partner die de nodige ondersteuning biedt, is toen de zoektocht gestart naar een nieuwe AFAS Partner. Eén van de benaderde partijen gaf aan: wij kunnen dat niet voor jullie realiseren, maar jullie zouden eens bij AFAS Partner Irixs moeten aankloppen. Die kunnen projectmatig heel veel en ze hebben goede mensen in dienst.” Nadat de regeling was uitgelegd, heeft Irixs een proof-of-concept gedaan. Hieruit bleek dat het met wat creativiteit wél in de AFAS-standaard geadministreerd kon worden. NOC*NSF en Irixs zijn daar vervolgens samen mee aan de slag gegaan.

De 200/300- regeling

De regeling die in AFAS ingebouwd moest worden werkt als volgt: een sporter moet een nul-declaratie indienen, dan krijgt hij of zij een budget per maand en dan mag hij of zij 200 of 300 euro gaan declareren. Dat saldo neemt hij mee naar de volgende maand. Stel: je declareert in een maand 400 euro en je mocht er 300 declareren, dan krijg je die andere 100 euro de volgende maand. Jacob-Jan Mannak, Business Unit Manager bij Irixs, heeft kennis van de functionaliteit keuzebudget in AFAS. Hierdoor wist hij dat AFAS er rekening mee kan houden als je geen saldo hebt, want dan neem je dat saldo mee naar de volgende maand. Vervolgens wordt het in die maand uitgekeerd wanneer er wél saldo is. 

Denken in oplossingen

Nienke vond het mooi om te zien dat Irixs de link heeft gelegd naar een andere situatie die men eerder is tegengekomen, waarin deze functionaliteit al gebruikt werd. “Terwijl door anderen werd gezegd: dit is te complex. De oplossing hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn, maar je moet wel even op het idee komen.” En Nienke was blij dat Irixs tot die oplossing is gekomen. Jacob-Jan beaamt dit: “Je moet er een keer mee in aanraking zijn geweest. Er zijn heel veel mensen die goed zijn met AFAS, maar die bijvoorbeeld het keuzebudget niet kennen. Als iemand een case heeft waar hij niet uitkomt, duikt Irixs hier altijd in om de mogelijkheden te onderzoeken. We delen het intern met verschillende collega’s met elk hun eigen expertise. Vaak merken we dat het tóch kan. Dat zien we veel gebeuren.”

Samen snelle stappen maken

Niet alleen waren ze bij NOC*NSF blij dat dit mogelijk kon worden gemaakt in AFAS, ook de samenwerking met Irixs vinden ze prettig. Remsley Cijntje, administratief medewerker, vertelt over zijn ervaring: “Iets wat ik niet had verwacht is de snelle reactie. Daar zijn we hartstikke blij mee. Ik dacht dat gaat waarschijnlijk even duren als je een mailtje stuurt, maar dat wordt heel snel opgepakt.” Noémi Boekel, voormalig projectmedewerker NOC*NSF, vult dit aan: “En de goede en duidelijke terugkoppeling die we altijd krijgen als jullie een dag hebben ingepland voor ons, of als we vragen hebben. Er wordt actie ondernomen en er is altijd een overzicht, punt voor punt, met wat er precies gedaan is. Daarnaast is het fijn dat meerdere mensen ons dossier kennen, zodat we bij altijd bij iemand terecht kunnen wanneer iemand er niet is. Dat zijn wij niet gewend. We merken nu dat het altijd kan blijven doorlopen.”

Extra ‘corona-regeling’

Naast de differentiatie in de kostenvergoeding is er nog een speciale ‘corona-regeling’ ontwikkeld. Nienke: “Het zijn natuurlijk gekke tijden. Veel sporters die geen stipendium hebben, leven van start- en prijzengeld van wedstrijden. Die wedstrijden zijn allemaal niet doorgegaan de afgelopen periode; daarmee valt ook veel inkomen weg. Hier wilden we de sporters mee helpen. Wij hadden het idee dat corona ervoor zou zorgen dat een heel groot deel van de sporters hun topsportcarrière moest stopzetten, omdat ze geen inkomen meer hadden. Daarom hebben we vanuit het Fonds voor de topsporter, NOC*NSF, de atletencommissie en de vakbond voor sporters gezegd: we willen sporters daarin ondersteunen. We gaan zelf een regeling opzetten. Omdat er systemen in het Fonds bestaan voor het uitkeren van stipendium leek ons dat een logische stap om dit ook op die manier bij het Fonds neer te leggen. Dat is de aanleiding geweest dat er een nieuwe, tijdelijke regeling is bijgekomen.”

Vooruit blijven kijken

En hoe ziet de toekomst eruit? Wilber trekt deze vraag even NOC*NSF breed: “Over het algemeen vind ik dat er in de bedrijfsvoering processen nog wel een digitaliseringsslag valt te maken. Daar waar we bij het Fonds bezig zijn om een aantal maatwerkprocessen terug te brengen naar de standaard, zijn we bij NOC*NSF bezig om een aantal standaard processen te digitaliseren. Op dit moment zit dat bijvoorbeeld op de AFAS Pocket app waar we nu bij NOC*NSF mee bezig zijn. Zodra dat goed is ingericht en werkt bij NOC*NSF, kunnen we de AFAS Pocket app ook bij het Fonds gaan gebruiken. Zo kunnen de topsporters via de app declaraties indienen en hoeft dat niet meer via een web platform. Voor zakelijke reiskosten zitten we bij het Fonds nog in een maatwerkapplicatie. Die hebben we aan de achterkant al zo ingericht dat deze naar de standaard kan. Dat willen we straks samen met de app in één keer uitrollen.”

Succesverhaal in 7 weken
Wilber benadrukt tot slot nog even waarom hij zo blij is met Irixs en het systeem zoals het nu staat: “Wat denk ik het grootste succes is van dit hele verhaal, is dat we de afgelopen jaren hebben toegewerkt naar een bepaalde standaardisatie van het uitkeringsreglement in combinatie met het standaardiseren van de digitalisering. En daardoor zijn we als organisatie die eigenlijk primair geen financiële regelingen heeft of biedt, tóch in staat geweest om binnen een relatief korte termijn een generieke financiële regeling voor een specifieke doelgroep uit de grond te stampen. Juist omdat we gebruik konden maken van standaarden. Dat was anders echt kansloos geweest.” Nienke vult aan: “Dat is het mooie: er is een heel lang traject aan vooraf gegaan om dit überhaupt mogelijk te maken. Maar toen we eenmaal een ‘go’ hadden gekregen, hebben we binnen praktisch 7 weken die regeling neergezet. En dat heeft echt te maken met het feit dat die kennis er is en dat die standaarden bestaan. Dat is wel iets waar we trots op kunnen zijn, dat het zo goed gegaan is.”