De Nederlandse havens staan bekend als een van de meest efficiënte en geavanceerde logistieke omgevingen van Europa. Achter die dagelijkse operatie zit een enorme digitale laag die alles met elkaar verbindt. Portbase vervult daarin met haar Port Community System een centrale rol en is de schakel tussen het bedrijfsleven en autoriteiten.
Met duizenden aangesloten bedrijven en klanten zorgt het platform dat informatiestromen rondom schepen, lading en transport naadloos samenkomen. Die schaal en afhankelijkheid van het platform maken één ding duidelijk: systemen moeten niet alleen werken, ze moeten ook meebewegen.
En precies daar zat voor Portbase een uitdaging in hun eigen interne processen. Hierover spreken we met Leon Tas (Programma Manager @ Portbase) en Michael van den Berg (Financial Controller @ Portbase).
‘We werkten met een aantal verschillende systemen, dus een systeem voor finance, een voor ons CRM en een voor HRM. Die werkten individueel van elkaar wel, maar maakten ons als organisatie minder wendbaar omdat ze niet met elkaar konden communiceren.’ vertelt Leon. Kleine aanpassingen vroegen al snel om externe ondersteuning en maatwerk. Dat maakte het lastig om snel te schakelen of processen aan te passen. ‘We wilden naar een systeem waarmee we data konden hergebruiken en dat eenvoudig te integreren was, ook met ons PCS.’
De wens was helder: minder losse systemen, meer samenhang en vooral meer regie over eigen processen.
Portbase besloot Irixs in te schakelen en te kiezen voor AFAS. Niet alleen als vervanger van bestaande applicaties, maar ook als fundament voor een geïntegreerde manier van werken waarin processen rondom finance, sales en HRM samenkomen.
‘We hadden de doelstelling om binnen een jaar tijd alle processen in AFAS te hebben en het grondig te testen,’ vertelt Michael. ‘Dat deden we samen met collega’s van sales, finance, HRM en operatie én met consultants van Irixs. Door hun frisse blik, ervaring en specialistische kennis waren ze echt van grote toegevoegde waarde.’
Tijdens de implementatie kwamen verschillende onderdelen samen. Finance was relatief overzichtelijk, maar vooral HRM en abonnementsfacturatie vroegen om een zorgvuldige inrichting.
‘We hadden toen zo’n 3500 facturen die er maandelijks uit moesten. Dan moet je zeker weten dat dat proces gewoon klopt en blijft draaien. Nu is het aantal facturen gewoon verdubbeld en ben ik blij dat dat nu via AFAS loopt.’
Michael van den Berg Financial ControllerNaast de implementatie van AFAS was er een specifieke wens: een integratie met de zogeheten aanmeldstraat. Via deze route melden klanten zich aan bij Portbase. De ingevoerde gegevens worden dankzij de koppeling automatisch gevalideerd en doorgestuurd naar AFAS. Daardoor ontstaat één consistente datastroom, zonder dubbele invoer of handmatige controles.’
‘Dankzij deze integratie besparen we klanten en onszelf enorm veel tijd,’ vertelt Leon. ‘Waar het klant onboardingsproces voorheen zeven werkdagen kon duren, is dit nu soms al binnen één dag afgerond.’
Wat in het traject opvalt, is dat de samenwerking verder gaat dan alleen de inhoud. Juist die manier van samenwerken maakt het verschil. Portbase werkte tijdens de implementatie intensief samen met de consultants van Irixs in zogeheten focusweken. In die periodes werd er samen intensief gebouwd, getest en bijgestuurd. Dat zorgde voor korte lijnen en snelle besluitvorming.
Ook nu blijven die korte lijnen en snelle besluitvorming zichtbaar. Heldere dagverslagen zorgen ervoor dat iedereen precies weet wat er gedaan is, welke keuzes er zijn gemaakt en wat de volgende stap is. Dat lijkt misschien klein, maar maakt het verschil. Het voorkomt ruis, geeft vertrouwen en zorgt dat Portbase zelf regie houdt. ‘Die transparantie en manier van communiceren zorgen ervoor dat Irixs niet voelt als een externe partij, maar als een verlengstuk van het team’ aldus Leon.
In de periode na de implementatie verschoof de samenwerking van projectmatig naar doorlopend. Niet meer gericht op opleveren, maar op verbeteren. Samen kijken waar processen nog eenvoudiger kunnen, waar de standaard beter benut kan worden en welke stappen logisch zijn richting de toekomst.
‘Toen we intern meer zijn gaan doen met onze eigen beheerder en key-users, bleef Irixs aangehaakt als sparringspartner,’ vertelt Leon. ‘De consultants houden ons op de hoogte van de ontwikkelingen in de markt, denken mee in procesoptimalisatie en geven altijd eerlijk advies.’ Ook op momenten dat er dringend capaciteit nodig is, blijft die flexibiliteit belangrijk.
‘Toen doorontwikkeling dreigde stil te komen liggen door een gat in onze bezetting, konden we snel schakelen met Irixs en hadden we binnen no-time extra versterking zodat alles goed bleef functioneren.’
Dankzij deze aanpak heeft Portbase nu een fundament dat past bij de schaal waarop het opereert. Een omgeving waarin processen logisch samenkomen, automatisering die echt wat oplevert en ruimte om verder te groeien.
De samenwerking met Irixs speelt daarin nog steeds een rol. Niet als uitvoerende partij op afstand, maar als betrokken partner die meedenkt over de volgende stap. Want juist in een omgeving die continu in beweging is, zit de meeste waarde niet in één grote verandering, maar in het blijven verbeteren.
Benieuw hoe jouw organisatie dezelfde stap kan maken? We helpen je graag.
Onze klant WVS Schoonmaak vertelt over haar praktijkervaringen met PURE voor de Capaciteitsplanning van het schoonmaakpersoneel. Hoe verliep het project, hoe werkt PURE in de praktijk en wat is het resultaat.
Meer grip op de planning, minder handwerk en een efficiëntere samenwerking. BCN Groep vertelt over hun ervaring met Pure en hoe de planningstool hen helpt snel in te grijpen bij knelpunten in hun projectplanning.
Onze klant NHA Opleidingen vertelt over de koppeling AFAS Profit met Microsoft CRM voor een geïntegreerde klant- en administratiesysteem.
“Gedurende het proces komen er vragen op tafel waar je van tevoren niet aan had gedacht. Irixs is hier heel flexibel in en denken mee.”
“Omdat we niet nog een jaar wilde doorgaan met ons huidige systeem hebben we in een relatief korte periode AFAS Software op gebied van HRM/Payroll geïmplementeerd. De eerste verloning was een flinke uitdaging, maar het is goed verlopen."
“Toen we gingen werken met dealermanagementsysteem Autoline, boden ze ons ook een standaard BI-oplossing aan. We merkten al snel dat dit pakket niet toereikend was. We wisten wat we wilden: zelf sturen, flexibiliteit en controle zijn voor ons belangrijk."
Saxo bank vertelt in de klantcase over de koppeling WDconnect die zorgt voor rust en minder data-entry.
“We hebben heel fijn samengewerkt met Irixs. Wat vooral prettig was om snel te schakelen en hulp te krijgen bij de inrichting. De basis staat nu. In de toekomst gaan we deze basis zeker nog verder uitbreiden.”
AFAS HRM koppeling met Moodle voor Coop, waardoor HR-processen en opleidingen efficiënter worden. Bespaar tijd en optimaliseer met deze integratie.
“Vroeger was ik uren bezig met het creëren van een bezettingsoverzicht omdat ik overal en nergens gegevens vandaag moest halen. Nu is dat zo gepiept.”
Ontdek hoe NJi projectbudgettering en prognoses optimaliseert met AFAS Profit. Verbeter nauwkeurigheid en efficiëntie in projectbeheer. Lees meer in de klantcase.
Om duurzame groei te borgen koos Aeternus voor slimme data-inzichten met Power BI. "Dankzij Power BI hebben we nu een up-to-date inzicht in onze effectiviteit. Ook zien we precies hoe het staat met onze projecten, de salestargets en offertes"
“Binnen het gebruikte HR-systeem en Exact konden geen gegevens uitgewisseld worden, waardoor veel handelingen dubbel moesten worden uitgevoerd.” Dat kon simpeler.
“Mijn ervaring met Irixs is heel goed. Altijd een fijne samenwerking, duidelijke uitleg en snel en direct handelen. Irixs is flexibel, open en eerlijk. Wij hebben echt goede adviezen en tips ontvangen!”