Molenaar Badkamers

Processen beter stroomlijnen met AFAS

In 2017 begon Molenaar met de implementatie van AFAS. Het eerste doel hierbij was het stroomlijnen van de commerciële tak. De vervolgstap was de operationele en financiële processen aanpakken, waaronder het complete ordermanagementsysteem. Hij vertelt: “Met de software van AFAS automatiseren we bedrijfsprocessen. Maar om deze ook efficiënter te maken, zochten we een partij die onze data kon omzetten naar inzichtelijke rapportages. Via onze AFAS-consultant kwamen we terecht bij Irixs. Een prettig bedrijf met een fijne club mensen! Na een aantal gesprekken is de bal gaan rollen. En in de zomer van 2020 zijn met de datasets van Irixs de eerste BI-dashboards in Microsoft Power BI gerealiseerd door Irixs.”

Realtime-inzicht om gerichter te kunnen sturen

Molenaar wilde graag realtime-inzicht in het bedrijf. Een 360-gradeninzicht, zoals ze het zelf noemen. Hij vertelt: “We wilden dagelijks inzicht in onze belangrijkste KPI’s. Van informatie over onze marketing tot de technische planning, onze capaciteit en de klantenservice. Niet alleen tijdens de maandelijkse meetings, maar dagelijks. Zodat we sneller en gerichter kunnen sturen.” Voorheen moest dit soort rapportages handmatig worden gemaakt, bijvoorbeeld in Excel. Behalve dat dit onnodig veel tijd kostte, gaven deze periodieke rapportages te weinig inzicht om goed op te kunnen sturen. “Door de dashboards van Irixs en de datasets van Irixs hebben we nu direct inzicht. Dagelijks zien we nieuwe cijfers. Van de dag, maar ook prognoses voor de komende weken en maanden. Hierdoor kunnen we nu onder andere voorspellen in welke regio de druk op de ketel te hoog wordt. Zodat we daar op tijd meer monteurs inzetten.”

Quote van de operationeel manager:

“Gedurende het proces komen er vragen op tafel waar je van tevoren niet aan had gedacht. Irixs is hier heel flexibel in en denken mee. Onze eigen gecertificeerde monteurs werken onderweg met een tablet waarop o.a. foto’s vanuit Relyon worden ingeladen. Hier moesten de monteurs eerst een paar minuten op wachten. Irixs heeft ervoor gezorgd dat het nu nog maar een paar seconden duurt.”

Klanten eerder informeren dankzij koppeling met Relyon

Irixs heeft daarnaast een belangrijke koppeling gebouwd tussen AFAS en de planningstool van Relyon die Molenaar gebruikt. “Onze planner ziet door deze koppeling direct of alle materialen voor een nieuwe badkamer in onze loods liggen.” “Daardoor kunnen we klanten eerder informeren over de plaatsing van een badkamer. Voorheen was dit vaak een aantal dagen van te voren, nu weken. Een badkamer verbouwen is natuurlijk best ingrijpend. We merken dat het klanten meer rust geeft als ze dit vroeg van te voren weten. De koppeling maakt dus niet alleen ons personeel blij, maar indirect ook onze klanten.”

Snellere verwerking dankzij automatisering

“Mede door de kennis van Irixs hebben we veel meer processen kunnen verbeteren. Verkopen we een badkamer? Dan wordt de inkoop, installatie en afhandeling (bijna) volledig geautomatiseerd verwerkt. Daarnaast leveren onze monteurs een badkamer direct op na plaatsing. Vervolgens zet onze klantenservice de factuur klaar voor de financiële afdeling. Zij kunnen een factuur daardoor sneller opstellen en versturen. Ook voor dit proces beschikken we dankzij Irixs en Irixs over een BI-dashboard.”

De vraag achter de vraag

De keuze voor een externe partij zat hem vooral in de extra kennis: “De samenwerking met Irixs verliep goed, soms met een kleine uitdaging. Irixs had bijvoorbeeld meer uren nodig dan van tevoren berekend. Maar doordat ze daar open en eerlijk over communiceerden, hebben we dit samen kunnen oplossen. We hebben allebei een stukje verlies genomen en de klantrelatie is uiteindelijk alleen maar sterker geworden. Het vertrouwen werd op dat moment voor ons meer bevestigd.” De extra vragen die daarna boven kwamen drijven waren voor Molenaar een eye-opener: “Gedurende het proces komen er vragen op tafel waar je van tevoren niet aan had gedacht. Irixs is hier heel flexibel in en denken mee. Bij Molenaar hebben we onze eigen gecertificeerde monteurs op de weg zitten. Zij werken daarbij met een tablet waar alle informatie over de installatie van een badkamer staat, waaronder veel foto’s die vanuit Relyon worden ingeladen. Hier moesten de monteurs eerst een paar minuten op wachten. Irixs heeft ervoor gezorgd dat het nu nog maar een paar seconden duurt.”

Van 12 A4’tjes naar nog maar 1

“Het is nog te vroeg om te zeggen dat alle nieuwe inzichten tot betere bedrijfsresultaten leiden. We hebben in ieder geval veel meer gerichte stuurinformatie. En doordat veel geautomatiseerd is, gebruiken we veel minder papier. Waar we eerder twaalf A4’s per klant gebruikten is dit er nu nog maar eentje. Dat bespaart ons veel geld. Daarnaast leveren onze monteurs nu direct vanuit de bus een badkamer op. Dit versnelt het betaalproces. Verder dienen de datasets en dashboards als een extra controle. Aannames of statements kunnen we beter onderbouwen.”

Nóg meer mogelijk maken in de toekomst

Tot slot nog een toekomstwens: “De data wordt momenteel dagelijks ververst. We hopen dat we straks een aantal keren per dag op de ververs-knop kunnen drukken, zoals bijvoorbeeld bij Buienradar mogelijk is.” Maar voor nu gaat de rem er even op. “Irixs maakt zo ontzettend veel dingen inzichtelijk. We willen de komende tijd focussen op welke rapportages we daadwerkelijk gebruiken en waar voor ons de prioriteiten liggen. Daarna gaan we de vervolgstappen concreet maken.”

Over Molenaar Badkamers

Molenaar Badkamers is marktleider in drempelvrije en comfortabele badkamers. Met vier winkels verspreid door Nederland zorgt Molenaar ervoor dat badkamers binnen een dag geplaatst worden. Volgens de operationeel manager die wij spraken, worden deze snelle levering en service erg gewaardeerd door klanten. Om dit daadwerkelijk te kunnen leveren is goede automatisering én inzicht in data noodzakelijk. Daarom sloegen Irixs en Molenaar de handen ineen om dit te realiseren.