Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst (KNMG)

Dubbele handelingen en administratieve rompslomp; daar wordt niemand blij van. Zo ook Hella Hendricks niet, HR-adviseur bij de Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst (KNMG), die graag van dubbele administraties af wilde met het HR-team. Sneller, efficiënter en plaatsonafhankelijk werken was het doel. Hiervoor moest worden overgestapt op een geheel nieuw systeem, en ook nog op korte termijn. Na zorgvuldige afweging werd er gekozen om over te gaan op software van AFAS. Vanwege eigen capaciteit en expertise besloot de KNMG om hiervoor een AFAS Partner in te schakelen. De kennis en kunde van Irixs werden daarom aangewend om te zorgen voor een soepele overstap naar een nieuw systeem en efficiëntere processen.

KNMG en digitalisering

Artsenfederatie KNMG is opgericht in 1849 met als voornaamste doel zorgen dat 59.000 artsen (in opleiding) de beste zorg kunnen bieden. Zij maakt zich sterk voor de kwaliteit van de medische beroepsuitoefening en de volksgezondheid. Of het nu gaat om ethiek, gezondheidsrecht of gezondheidsbevordering: de KNMG zet zich in voor goede afspraken en richtlijnen op terreinen die voor alle artsen relevant zijn. Zo wil de KNMG optimale omstandigheden creëren: voor dokters om hun vak uit te oefenen en voor geneeskundestudenten om goede artsen te worden.

Vanuit de gehele organisatie is men al een tijd bezig met een digitaliseringsslag. Minder papier en meer gemak, maar dit gold nog niet volledig voor de werkprocessen van het HR-team.

Overstap naar AFAS

Bij het maken van de keuze voor een nieuw systeem werden allerlei medewerkers betrokken uit verschillende organisatielagen, vertelt Hella: “ICT, Finance, de Ondernemingsraad, maar ook de uiteindelijke gebruikers zoals leidinggevenden en medewerkers. Zo kon er een goede afweging worden gemaakt.” Uiteindelijk kwam AFAS Software als beste optie uit de bus.

Omdat er op korte termijn moest worden overgestapt naar een compleet ander systeem, werd aan AFAS gevraagd welke partner hiervoor geschikt was om dit te begeleiden. Hella: “We wilden deze efficiëntieslag snel kunnen maken, dus de implementatie moest binnen een bepaalde termijn geregeld worden. Irixs was door expertise en de juiste klik de meest geschikte AFAS Partner.” Het doel was dat de papieren personeelsdossiers zouden verdwijnen, dat dubbele handelingen niet meer nodig waren, dat een aantal HR-processen geautomatiseerd werd en dat medewerkers digitaal en plaatsonafhankelijk konden werken.

Dubbele handelingen

Voor de financiële processen werkte men met Exact en het HR-team werkte met een ander systeem, vertelt Hella. “Binnen het gebruikte HR-systeem en Exact konden geen gegevens uitgewisseld worden, waardoor veel handelingen dubbel moesten worden uitgevoerd. Zo was er bijvoorbeeld een dubbele mutatieadministratie en waren er dubbele administratieve handelingen.” Dat kon simpeler.

KNMG over Irixs 

“Het was niet: u vraagt en wij draaien. Er werd echt goed en kritisch meegedacht vanuit de expertise en deskundigheid van businessconsultants Bartho en Niels. Hierdoor werden bepaalde keuzes soms níet gemaakt en er werd dan gezegd: denk terug aan de basis, standaard en geen maatwerk.”

Verdere uitrol van AFAS

Na de implementatie van AFAS HRM besloot de KNMG om ook het werving en selectie gedeelte in gebruik te nemen. Hella en de KNMG hoefden er niet over na te denken wie zou helpen bij de uitrol hiervan. “Bij Irixs geldt: afspraak is afspraak, ze doen wat ze zeggen en zeggen wat ze doen. Daarbij zijn wij als organisatie ook goed aan het werk gezet. Dat vond ik goed en terecht, want wij willen tenslotte met het systeem werken en daarvoor moesten wij zelf ook goed en kritisch meedenken. Aan het einde van elke dag werd er een verslag opgeleverd waarin stond beschreven wat Irixs nog moest doen en wat de KNMG nog te doen had. Je kunt hierdoor heel goed het proces volgen en er de volgende keer weer makkelijk mee verder. Daardoor is digitaal werken op afstand helemaal niet ingewikkeld.”