Van Tilburg-Bastianen: BI als eye-opener voor het gehele bedrijf; van werkplaats tot directie

Een familiebedrijf in hart en nieren: vandaag én morgen. Van Tilburg-Bastianen (TB) is in 1934 gestart als klein garagebedrijf in Breda. In de afgelopen eeuw is het bedrijf uitgegroeid tot een innovatieve en toonaangevende internationale onderneming met zes werkmaatschappijen in de automotive- en truckbranche. Inmiddels werken er zo’n 800 mensen, maar het familiegevoel is altijd gebleven. Net als het mensgerichte aspect. Al jaren waarderen de klanten de behulpzame en persoonlijke aanpak.

Pascal Tetteroo is Business Intelligence (BI) specialist bij TB en beaamt dit: “Ondertussen is de derde generatie, Marie-Anne Bastianen grootaandeelhouder in het bedrijf. Ze bezoekt de vestigingen met regelmaat en de heer Bastianen probeert elke zaterdag nog langs te komen voor een kopje koffie. Ik hoor vaak van klanten dat ze de openheid en gastvrijheid als prettig ervaren. We denken daarnaast actief met ze mee, dat wordt gewaardeerd.” Pascal werkt zelf al meer dan 25 jaar in de automotive, waarvan een groot deel bij TB. Hij heeft als geen ander de digitalisering van de branche gezien. Mede hierdoor kwam hij een aantal jaar geleden, samen met de CFO, met de doelstelling om Business Intelligence (BI) binnen TB op de kaart te zetten. Hoe gaat dat nu?

“Iedereen binnen TB kijkt nu naar dezelfde feiten en cijfers en daardoor sturen we op één waarheid”

Wel een BI-oplossing maar geen controle

Pascal: “We zijn gaan werken met een geheel nieuw dealermanagementsysteem Autoline. Ze boden ons een standaard BI-oplossing aan, maar we merkten al snel dat dit pakket niet toereikend was om aan onze verwachtingen te voldoen. Daarvoor werkten we met een andere BI-oplossing, waarbij we zelf heel veel controle hadden. Vanaf toen wisten we: zelf sturen, flexibiliteit en controle zijn voor ons bij BI belangrijk.”

Van Tilburg-Bastianen over Irixs

Pascal Tetteroo, business controller bij TB: “Irixs komt tot de kern van onze BI-vraagstukken en vindt altijd snel de oplossing.”

DealerBI: grote efficiencyslag voor TB

TB werkt al enige tijd met DealerBI: de BI-oplossing ontwikkeld voor PON gerelateerde dealerbedrijven en tevens een koppeling heeft met het dealermanagementsysteem Autoline. Pascal: “Voor ons was dit een grote efficiencyslag. We hebben nu gemakkelijk en snel toegang tot alle data. Daarnaast is de kans op fouten een stuk kleiner. Steeds meer wordt geautomatiseerd, waardoor we steeds minder handmatig werk doen. Voorheen kreeg ik veel vragen over bepaalde cijfers, die ik vervolgens handmatig middels excel-lijsten analyseerden en naar collega’s mailde. Dit is, gelukkig, allang verleden tijd. Elke vestiging heeft nu dagelijks een standaard-dashboard, gekoppeld aan ons financiële grootboek en CRM-data. Hierin zien ze o.a. aantal uren, hoeveel auto’s worden verkocht en de hoeveelheid winst of marge per klant. Er is veel meer uniformiteit in de administratie. Cijfers worden op dezelfde manier genoteerd, ook na bijvoorbeeld overnames van dealerbedrijven. Hierdoor kijken we binnen TB nu naar dezelfde getallen en uitkomsten en sturen we op één waarheid.”

DealerBI vergroot betrokkenheid van medewerkers

Pascal: “Door Business Intelligence krijgen alle medewerkers meer gevoel bij de cijfers. Het blijft niet enkel bij de directie. Als het dashboard even niet draait, heb ik al tien collega’s aan de lijn. Mensen binnen TB leven ernaar. Deze betrokkenheid is voor mij het allergrootste voordeel. Ziet iemand problemen in de cijfers? Dan wordt hier direct naar gehandeld. Voorheen was ons finance-afdeling veel tijd kwijt aan het verzamelen en rapporteren van cijfers. Nu zitten we korter op de bal, hebben we meer tijd voor analyses en kan ik sneller het gesprek aangaan met collega’s om tot verbetering van resultaten te komen. Voor veel medewerkers was het werken met BI nieuw, toch heeft vrijwel iedereen het direct geadopteerd en geaccepteerd. Excel-lijsten zijn verleden tijd, we werken nu aan de hand van onze Power BI-dashboards.”

Nog beter inzicht door verdieping met Irixs

Pascal: “In samenwerking met Irixs maken we steeds weer een verdiepingsslag op de bestaande dashboards van DealerBI. Zo beschikken we over benchmark dashboards tot op detailniveau. We doen aan resultaatsturing en vergelijken vestigingen met elkaar. Budgetten worden per divisie in het dashboard gezet. We hebben zo een management-benchmark. We kijken naar verschillen en ontdekken waarom het bij de ene vestiging beter gaat dan bij de andere. Tom Klein Wassink, onze businessconsultant van Irixs, denkt hier actief in mee.”

“Verder kan een verkoopleider met één druk op de knop direct verkoopcijfers, kortingen, bonusstructuren en de winst per klant, auto, merk of model inzien. Daarnaast hebben we aangepaste dashboards voor elke tak van sport, zowel op operationeel, tactisch als strategisch niveau. De chef-werkplaats ziet een ander dashboard dan onze directie. We denken dus echt na: wie heeft welke informatie binnen TB nodig? Ook hier denkt Irixs actief in mee. Tom is flexibel en maakt altijd tijd om zijn kennis te delen. Als een collega met een BI-vraagstuk bij mij komt en ik nog niet helemaal weet hoe we dit kunnen visualiseren, heb ik aan één telefoontje met Tom genoeg. Hij stelt de juiste vraag, komt tot de kern en weet zo tot een efficiënte BI-oplossing te komen.”

Irixs heeft uitermate veel kennis over BI en automotive

Pascal: “We kozen voor een externe partij, omdat BI veel tijd en inhoudelijke kennis vergt. De ontwikkelingen gaan zo snel. Het is geen doen om dit als organisatie zelf bij te houden. En dit kunnen we simpelweg niet in huis halen door één BI-specialist aan te nemen. Daarnaast wilden we ook ons risico indekken. Mocht deze ene werknemer uitvallen, dan kun je op het gebied van BI nauwelijks iets meer. Door een externe partij is deze kennis altijd gewaarborgd. Ik kende Matthijs Pool, CFO van Irixs, al tijden en via hem is het balletje gaan rollen. Mijn eerste kennismaking, tijdens de implementatiedag in het mooie kantoorpand in Enter, was zeer aangenaam. Irixs is een prettig bedrijf met jonge en vlotte mensen, uiteraard met uitermate veel kennis over BI én automotive.”

“Zowel verlof- als overuren worden nu op tal van excel-lijstjes genoteerd, ook dat is met BI straks verleden tijd”

Externe databronnen en implementatie van AFAS

Pascal sluit af: “Samen met Tom breid ik ons datamodel uit. Tom weet precies welke data hij moet ontsluiten of toevoegen om tot onze antwoorden te komen. Dit gaat niet alleen om interne data, maar ook om het toevoegen van externe data, zoals: ons benchmark-platform met landelijke data, maar ook de RDW (een publieke dienstverlener in mobiliteitsketens), Dealerlease, MotiWise, Syntec, Rentwise (verhuur) en DeltaW (schade). Momenteel helpt Irixs ons met de implementatie van AFAS. Zo kunnen we straks onze overuren, ons verlof en ons ziekteverzuim inzien in BI-dashboards. Nu wordt dit nog op tal van Excel-lijstjes genoteerd. Ook dat is straks verleden tijd.”