AFAS Profit koppeling met Microsoft CRM voor NHA opleidingen

In gesprek met Erwin van Heel, operationeel manager bij NHA opleidingen.

Sinds 1 januari 2023 werken wij met AFAS Financieel geïntegreerd met Microsoft CRM voor onze kernprocessen dankzij een koppeling die Irixs voor ons ontwikkelde. Hoewel de implementatie van de koppeling tussen AFAS Financieel en Microsoft CRM de nodige uitdagingen kende, profiteren we nu van een efficiënte koppeling die ons veel werk uit handen neemt.

Uitdaging

Al jaren vertrouwen we voor onze kernprocessen op Microsoft CRM. Voorheen gebruikten we Microsoft Axapta als financieel pakket. De maatwerk koppeling tussen deze systemen bleek echter arbeidsintensief. Elke update vereiste handmatige aanpassingen – tijdrovend en kostbaar. Toen we ook onze servers moesten updaten, zochten we een ander financieel systeem.

Oplossing

Na grondig marktonderzoek kozen we voor AFAS Financieel, want AFAS voldeed aan al onze financiële behoeften. Omdat Microsoft CRM centraal bleef staan in onze bedrijfsvoering, hadden we een koppeling nodig tussen AFAS Financieel en Microsoft CRM. Hier stapte Irixs in.

Onze core business is thuisonderwijs. Alles gebeurt online, te beginnen met onze website waar jaarlijks ongeveer 70.000 studenten zich inschrijven. Deze website is gekoppeld met Microsoft CRM.

In Microsoft CRM bewaren we alle studentengegevens, facturen, betalingen en openstaande saldo’s. We gebruiken AFAS Financieel voor het versturen en het beheren van facturen.

Projectverloop

Een koppeling tussen Microsoft CRM en AFAS Financieel kan complex zijn omdat je het proces in AFAS op veel verschillende manieren kunt vormgeven. Dit is afhankelijk van bedrijfsprocessen. Dat betekende dus dat het niet altijd ging zoals vooraf bedacht. Dan moesten wij terug naar de tekentafel en bijstellen. Het was een uitdagend proces, maar alles werkt nu naar wens.

Logica in de koppeling

De koppeling maakt dagelijks vele calls, wat ons dwong onze processen zo eenvoudig mogelijk te houden. Daarom hebben we gekozen voor een herinrichting van onze processen waarbij we zoveel mogelijk logica in de koppeling zelf onderbrengen

Hoe de koppeling werkt

De koppeling synchroniseert studentengegevens en facturen met AFAS. In AFAS worden vervolgens verkooprelaties aangemaakt en facturen verzonden. AFAS verzorgt ook de factuurbewaking. De koppeling synchroniseert dan weer betalingen en openstaande saldo’s terug naar Microsoft CRM voor een volledig klantenoverzicht. Dit alles gaat automatisch.

Conclusie

“Door herontwerp van onze processen en zoveel mogelijk functionaliteit in de koppeling te plaatsen, hebben we onze processen bijna volledig geautomatiseerd. De koppeling doet het werk voor ons. We zijn erg tevreden over de combinatie van AFAS Financieel en de Irixs-koppeling” besluit Erwin.