Algemeen

Meerdere talen binnen één InSite omgeving

Heb je medewerkers die niet allemaal Nederlands spreken? Dan kan het aanbieden van informatie in verschillende talen behoorlijk wat beheerwerk opleveren. Vanaf Profit 9 kun je meerdere talen ondersteunen binnen één InSite omgeving. Je hoeft dus niet langer voor iedere taal een aparte omgeving te publiceren. Dezelfde mogelijkheid wordt ook toegepast op OutSite.

Dat maakt het eenvoudiger om informatie beschikbaar te stellen aan anderstalige medewerkers en relaties. Je beheert de omgeving centraal en voorkomt dat je verschillende sites naast elkaar moet onderhouden.

Er is wel een aandachtspunt. De vertalingen worden automatisch gegenereerd. Controleer daarom goed of de gebruikte termen aansluiten bij jouw organisatie. Sommige woorden kunnen anders worden vertaald dan je bedoelt. Ook kan het voorkomen dat bepaalde waarden of Nederlandse teksten niet worden vertaald.

Onze tip: bekijk vooraf welke informatie medewerkers in hun eigen taal moeten kunnen raadplegen en controleer de belangrijkste vertalingen voordat je de omgeving publiceert.

Minder beheer van standaard InSite en dossierpagina's

AFAS heeft ook verbeteringen doorgevoerd in de standaard InSite pagina's en dossierpagina's.

Een interessante ontwikkeling is dat je eenvoudiger gebruik kunt maken van de standaard opmaak. Wanneer AFAS een nieuw thema beschikbaar stelt, hoef je niet meer iedere pagina afzonderlijk aan te passen. Je kunt met een instelling aangeven dat de pagina's meegaan in de nieuwe standaardopmaak. Dat scheelt beheerwerk, zeker wanneer je veel pagina's hebt ingericht.

Rapporten automatisch toevoegen aan workflows

Met Profit 9 wordt het mogelijk om rapporten uit de RapportGenerator automatisch te genereren als bijlage bij een workflow. Dat is handig wanneer medewerkers bij een aanvraag of wijziging bepaalde informatie nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan een rapport met relevante gegevens dat automatisch wordt toegevoegd aan een workflow. Medewerkers hoeven dit rapport dan niet meer zelf op te zoeken en als bijlage toe te voegen. De informatie komt direct op de juiste plek terecht.

Dat scheelt handmatige handelingen en zorgt ervoor dat de benodigde informatie beschikbaar is tijdens het proces. Zeker bij workflows die regelmatig terugkomen, kan dit een prettige verbetering zijn.

Nieuwe ING API bankkoppeling

AFAS introduceert een nieuwe API bankkoppeling voor ING. Gebruik je de bestaande koppeling? Dan word je automatisch gemigreerd. Je ontvangt bericht zodra jouw migratie gepland staat.

Documenten als bron voor Jonas AI in workflows

Jonas AI wordt steeds interessanter voor organisaties die medewerkers sneller toegang willen geven tot interne informatie. Tot nu toe moest je documenten die Jonas nodig had vaak rechtstreeks in verschillende workflows opnemen. Denk bijvoorbeeld aan een personeelsgids of een document met arbeidsvoorwaarden.

Stel dat hetzelfde document in tien workflows wordt gebruikt. Zodra je iets wijzigde, moest je al die workflows afzonderlijk bijwerken. Dat kostte veel tijd en maakte het lastiger om informatie actueel te houden.

Vanaf Profit 9 kun je documenten uit InSite rechtstreeks als bron gebruiken in workflows. Je hoeft een document dan niet steeds opnieuw in verschillende workflows toe te voegen en gebruikt altijd de meest actuele informatie.

Centraal bronbeheer voor Jonas AI

Naast het gebruik van InSite documenten introduceert AFAS centraal bronbeheer voor Jonas AI. Hiermee kun je documenten en andere bronnen op één centrale plek beheren. Vervolgens bepaal je per workflow welke informatie Jonas mag gebruiken. Heb je bijvoorbeeld een personeelsgids die in meerdere workflows wordt gebruikt? Dan hoef je bij een wijziging alleen de centrale bron aan te passen. Je hoeft niet meer iedere workflow afzonderlijk langs.

Je kunt bovendien meerdere bronnen en bestanden combineren tot één kennisbron rondom een bepaald thema. Die samengestelde kennisbron kun je vervolgens in verschillende workflows gebruiken. Dat maakt Jonas niet alleen eenvoudiger te onderhouden, maar stimuleert ook het gebruik ervan binnen je organisatie. Medewerkers krijgen sneller antwoord op vragen en je houdt meer grip op de informatie waarop Jonas zijn antwoorden baseert.

HRM

Wet loontransparantie: meer inzicht in functies en beloning

De Wet loontransparantie vraagt organisaties om meer inzicht te geven in functies en beloningen. Dat betekent onder andere dat je functies op een consistente manier moet indelen en verschillen in beloning moet kunnen beoordelen. AFAS breidt de bestaande mogelijkheden hiervoor verder uit.

Je kon al functies categoriseren op basis van arbeidscategorieën. In Profit 9 wordt dit uitgebreid met analysemogelijkheden. Daarmee kun je functies binnen dezelfde categorie met elkaar vergelijken en controleren hoe de beloning zich tot elkaar verhoudt.

Dat is een belangrijke stap. Je kunt hiermee niet alleen gegevens vastleggen, maar ook daadwerkelijk analyses uitvoeren.

Er is wel wat voorbereiding nodig. De functies binnen je organisatie moeten goed zijn ingedeeld in de juiste categorieën. Uit onze gesprekken met consultants blijkt dat veel organisaties hier nog stappen in te zetten hebben.

Onze tip: begin niet pas met de inrichting wanneer je informatie moet aanleveren. Breng eerst je functies en arbeidscategorieën in kaart. Dan kun je de nieuwe mogelijkheden van AFAS ook daadwerkelijk benutten.

Toegang tot het medewerkerdossier na uitdiensttreding via AFAS Pocket

Een functie waar HR afdelingen al langer naar uitkijken: voormalige medewerkers toegang geven tot een deel van hun personeelsdossier.

Normaal gesproken vervalt de toegang tot InSite en AFAS Pocket wanneer iemand uit dienst gaat. Daardoor moeten oud medewerkers contact opnemen met de HR afdeling wanneer ze bijvoorbeeld een loonstrook of jaaropgave nodig hebben. Met Profit 9 wordt het mogelijk om voormalige medewerkers gedurende twaalf maanden na uitdiensttreding toegang te geven tot een geselecteerd deel van hun medewerkerdossier via AFAS Pocket.

Dat scheelt HR behoorlijk wat administratieve handelingen. Een oud medewerker kan zelf de benodigde documenten raadplegen, zonder daarvoor een verzoek bij de voormalige werkgever in te dienen. Voorwaarde is natuurlijk dat je vooraf bepaalt welke documenten beschikbaar blijven en hoe je de toegang inricht.

UPN gegevens automatisch beheren bij in en uitdiensttreding

Wanneer een medewerker start of uit dienst gaat, moeten ook de bijbehorende gebruikersgegevens en toegangsrechten worden geregeld. Met Profit 9 wordt het beheer van de UPN gegevens hiervoor verder geautomatiseerd.

Bij onboarding kan AFAS automatisch een UPN genereren. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, kan de UPN weer worden leeggemaakt. Daarmee sluit het beheer van gebruikersgegevens beter aan op de personeelsmutaties in AFAS.

Dat voorkomt dat je deze gegevens bij iedere in of uitdiensttreding handmatig moet aanpassen. Het helpt bovendien om de toegang tot Microsoft Entra ID en gekoppelde applicaties op het juiste moment te beheren.

Voor organisaties die AFAS gebruiken als bron voor hun gebruikersbeheer is dit een interessante verbetering. Zeker wanneer je veel personeelsmutaties verwerkt, kan automatisering op dit onderdeel behoorlijk wat handmatig werk schelen.

RDW koppeling voor voertuiggegevens

Ook de RDW koppeling is een praktische verbetering en een welkome aanvulling.

Moet je binnen jouw organisatie regelmatig voertuigen registreren? Dan weet je hoeveel gegevens je soms handmatig moet overnemen. Vanaf Profit 9 kan AFAS voertuiggegevens automatisch ophalen bij de RDW op basis van het ingevoerde kenteken. Je hoeft dus niet meer alle voertuiggegevens zelf in te voeren. Dat scheelt administratief werk en verkleint de kans op typefouten of onvolledige registraties.

Persoonsdocumenten eenvoudig aanleveren via AFAS Pocket

AFAS breidt de mogelijkheden van Pocket verder uit. Medewerkers kunnen via de app voortaan ook persoonsdocumenten aanleveren en bekijken. Denk bijvoorbeeld aan een rijbewijs, VOG, VCA certificaat, BHV certificaat of tewerkstellingsvergunning.

Voorheen was het verzamelen en verwerken van dit soort documenten vaak een apart proces. Medewerkers moesten documenten bijvoorbeeld mailen of op een andere manier bij HR aanleveren. Met deze uitbreiding kunnen zij de documenten rechtstreeks via Pocket insturen.

Dat maakt het voor medewerkers eenvoudiger om hun gegevens aan te leveren en geeft HR een centrale plek om de documenten te verwerken. Vooral bij organisaties met veel medewerkers op locatie of onderweg is dat prettig. Zij hebben niet altijd toegang tot een computer, maar kunnen hun documenten wel eenvoudig via hun telefoon aanleveren.

Ordermanagement

Variabele maaksamenstellingen bij Make to Order

Voorheen moest je bij een samengestelde bestelling uitgaan van de vooraf vastgelegde samenstelling. Wilde je een ander onderdeel gebruiken, bijvoorbeeld omdat een bepaalde muis niet op voorraad was? Dan moest je daarvoor een aparte samenstelling aanmaken.

Met variabele maaksamenstellingen krijg je meer vrijheid. Je kunt onderdelen van een samenstelling aanpassen binnen het offerte en orderproces. Daardoor kun je eenvoudiger inspelen op beschikbare voorraad en specifieke klantwensen.

Ook de prijsbepaling wordt flexibeler. Je kunt de verkoopprijs bepalen op basis van het samengestelde product of de afzonderlijke onderdelen.

Wat levert dit op?

• Minder afzonderlijke artikelen en samenstellingen nodig.
• Meer flexibiliteit bij klantspecifieke offertes en orders.
• Betere aansluiting tussen verkoop en productie.
• Meer mogelijkheden voor prijsbepaling op productniveau of onderdeel niveau.

Financieel

Sneller van factuur naar betaling met Mollie

Met een Mollie betaallink op de verkoopfactuur maak je het nu voor klanten eenvoudiger om direct te betalen. In het factuurrapport wordt een digitale betaalmogelijkheid aangeboden. Daarmee verklein je de stap tussen het ontvangen van een factuur en het uitvoeren van de betaling.

Voor organisaties die veel verkoopfacturen versturen, kan dit zeker bijdragen aan een toegankelijker betaalproces.

Productconfiguraties integreren met orderprocessen

De nieuwe mogelijkheden voor variabele maaksamenstellingen sluiten ook aan op het digitale orderproces.De configuratie kan worden meegenomen vanuit de offerte en voorcalculatie naar de verkooporder en de vervolgstappen richting bestelling en productie.

Ook is de UpdateConnector FbSales uitgebreid. Hierdoor kunnen productconfiguraties vanuit externe systemen worden aangeleverd.Dat biedt extra mogelijkheden wanneer je bijvoorbeeld met een externe configurator of verkoopoplossing werkt en deze wilt laten samenwerken met AFAS.

Betere borging van inkoopdossiers

Een ontvangen leveranciersofferte kan in Profit 9 correct worden opgenomen in het dossier van de bijbehorende inkoopofferte. Daarvoor is de bestemming Inkoopofferte beschikbaar gemaakt bij het betreffende dossieritemtype.

Dit lijkt misschien een kleine verbetering, maar voor organisaties die veel leveranciersoffertes verwerken helpt dit om informatie overzichtelijk bij elkaar te houden.

Meer flexibiliteit bij inkooporderverplichtingen

Ook het beheren van inkooporderverplichtingen wordt verder uitgebreid.

Je krijgt meer mogelijkheden om regels toe te wijzen en bestaande toewijzingen te wijzigen. Daardoor kun je wijzigingen in het orderproces eenvoudiger verwerken en de verplichtingen beter laten aansluiten op de actuele situatie.

Automatisch een PDF bij een inkomende UBL factuur

Ontvang je regelmatig elektronische facturen in UBL formaat? Dan kan het gebeuren dat een factuur alleen als UBL bestand binnenkomt, zonder bijbehorende PDF. Dat maakt het soms minder prettig om de factuur te bekijken of te verwerken.

Profit 9 biedt hiervoor een praktische oplossing. Wanneer een inkomende UBL factuur geen PDF bijlage bevat, kan AFAS automatisch een PDF van de factuur genereren. Dit werkt zowel bij het handmatig inlezen van facturen als bij facturen die via de communicatieservice per e mail binnenkomen.

De gegenereerde PDF wordt vervolgens zichtbaar bij de elektronische factuur en in de workflow voor de inkoopfactuur. Zo hebben medewerkers tijdens de verwerking ook een leesbare versie van de factuur beschikbaar.

Dat scheelt handmatig werk en maakt het controleren en goedkeuren van inkomende facturen eenvoudiger. Je hoeft niet meer zelf een PDF versie te zoeken of aan te maken.

Abonnementen

Voor organisaties die werken met abonnementen zijn er twee interessante verbeteringen aangekondigd.

Indexeringen vooraf vastleggen

Prijswijzigingen en indexeringen kunnen bij abonnementsregels voortaan worden vastgelegd met een ingangsdatum. Dat kan per abonnementsregel, maar ook collectief via de wizard Prijswijziging abonnementsregels of via import. Bij het factureren bepaalt de begindatum van de cyclus welk tarief wordt toegepast.

Heeft jouw organisatie veel abonnementen? Dan gaat dit je veel handmatig werk schelen. Je kunt toekomstige prijswijzigingen alvast voorbereiden en op het juiste moment laten ingaan.

Het is daarbij wel belangrijk om je bestaande afspraken goed in beeld te hebben. Welke abonnementen worden jaarlijks geïndexeerd? Welke klanten hebben afwijkende tarieven? En hoe controleer je of de juiste prijs wordt gefactureerd?

Omzet toekennen aan de juiste financiële periode

Een tweede verbetering heeft betrekking op de periodeafsluiting. AFAS breidt deze functie uit met mogelijkheden om omzet toe te kennen aan een financiële periode bij abonnementen waarvoor nog geen factuur is verstuurd.

Dat is bijvoorbeeld relevant wanneer je achteraf factureert. De omzet kan dan worden meegenomen in de periode waarop deze betrekking heeft, ook als de factuur pas na de periodeafsluiting wordt aangemaakt. Zo sluiten je financiële rapportages beter aan op de periode waarin de omzet daadwerkelijk is ontstaan.

Flex

Registratie van pauzes

Druk met de voorbereidingen voor WTTA? Dan gaat deze functionaliteit je zeker helpen. Met Profit 9 wordt het mogelijk om pauzes te registreren, inclusief begin en eindtijd. Zijn er vaste pauzetijden ingericht in het ontrafelprofiel? Dan kan Profit deze automatisch voorstellen wanneer ze binnen de geboekte werktijden vallen. De medewerker kan deze tijden vervolgens overnemen of aanpassen.

De functionaliteit geeft een nauwkeuriger beeld van de gewerkte tijd en de verdeling daarvan. Je registreert namelijk niet alleen meer hoeveel pauze iemand heeft gehad, maar ook op welke momenten de pauzes plaatsvonden.

Projecttoeslag bij plaatsingen meenemen in de periodeverloning

Bij periodeverloning kan Profit naast het vaste loon uit het contract ook looncomponenten en parameters van afzonderlijke plaatsingen meenemen in de salarisberekening. Hierdoor kan de salarisberekening beter aansluiten op de afspraken die bij een specifieke plaatsing gelden. Projecttoeslag die voortkomt uit de vergelijking van de arbeidsvoorwaarden hoeft dus niet uitsluitend vanuit het vaste contract te worden verwerkt. Dat is relevant wanneer de voorwaarden per plaatsing verschillen.

Er gelden wel voorwaarden voor deze functionaliteit. Je kunt namelijk alleen starten per volledig loonjaar en vanaf loonjaar 2027. Ook mag een werkgever geen medewerker hebben met meerdere gelijktijdige dienstverbanden. Ook niet in het verleden. De activering 'meerdere dienstverbanden' mag echter wel aan staan.

Looncomponenten beheren op plaatsingsniveau

Het wordt eenvoudiger om te controleren welke afspraken voor plaatsingen gelden en wanneer wijzigingen ingaan. Het is nu namelijk mogelijk om looncomponenten te beheren op plaatsingsniveau. Daarnaast kun je je historische en toekomstige wijzigingen bekijken via het tabblad Looncomponent.

Je bepaalt per looncomponent op welk niveau deze thuishoort en voorkom dat dezelfde afspraak op meerdere niveaus wordt vastgelegd zonder duidelijke reden. Het is ook slim om naar de historie van wijzigingen te kijken. Zo kun je achteraf beter herleiden welke afspraken op een bepaald moment golden.

Parameters beheren op plaatsingsniveau

Ook het beheren van parameters op plaatsingsniveau krijgt aandacht in Profit 9. Je kunt wijzigingen en bijbehorende gegevens beter bekijken vanuit de plaatsing. Daarnaast kun je plaatsingen rechtstreeks openen vanuit het overzicht Payroll regelingen.

Parameters kunnen worden afgestemd op de specifieke situatie van een plaatsing. Denk bijvoorbeeld aan een afwijkend verlofrecht op basis van leeftijd of ervaringsjaren. Door de gegevens vanuit de plaatsing te bekijken, heb je meer inzicht in de inrichting die voor die medewerker geldt.

Ons advies? Leg je afwijkende parameters vast op plaatsing, dat houdt in dat per plaatsing inzichtelijk wordt welke parameters op looncomponenten van toepassing zijn en het starten en eindigen van de looncomponenten loopt zo altijd gelijk met de begin- en einddatum van de plaatsing. Zo voorkom je fouten.

Uren boeken door de inlener via OutSite

Inleners kunnen via de inlenersportal in OutSite voortaan zelf uren van flexmedewerkers boeken in de matrix. Hiervoor kun je een passende boekingslay out beschikbaar stellen. De inlener kan de uren registreren, de declaratie indienen en eventueel direct de week afsluiten.

Hoe dat werkt? De inlener krijgt op deze manier een actievere rol in het urenproces. Uren hoeven niet meer via losse bestanden of andere kanalen te worden aangeleverd, maar kunnen rechtstreeks in de portal worden geregistreerd.

Het is hier belangrijk bij dat je vooraf bepaald welke werkzaamheden de inlener zelf mag uitvoeren en welke controles bij je organisatie blijven liggen. Controleer ook of de contactpersonen goed zijn vastgelegd. Het is daarnaast ook verstandig om vooraf afspraken te maken over het indienen van declaraties en het afsluiten van weken.

De Urenontrafelaar gebruiken zonder ontrafelschema

De Urenontrafelaar kan in Profit 9 ook worden gebruikt zonder uitgebreid ontrafelschema. Hiervoor is de methode Verwerken zonder ontrafelschema toegevoegd. Profit verwerkt de boeking dan rechtstreeks, zonder de uren over verschillende urenregels te verdelen.

Handig voor wanneer je wel aan de slag wil met de Urenontrafelaar maar geen uitgebreide verdeling van uren nodig hebt. Bijvoorbeeld als je gebruik wil maken van het vastleggen van verschillende pauzes per dienst, in verband met de WTTA.

Nieuwe loonstrook voor Flex

AFAS heeft een nieuwe loonstrook voor Flex met declaratieverloning beschikbaar gesteld. Deze loonstrook is gemaakt met de nieuwe rapportgenerator. Wanneer de rapportage standaard als loonstrook bij de werkgever is ingesteld, wordt deze automatisch vervangen door de nieuwe versie.