In AFAS zit vaak meer stuurinformatie dan organisaties benutten. Facturen, projecten, klanten, omzet en kosten vertellen samen hoe je organisatie ervoor staat. Tenminste, als je die data goed inzichtelijk maakt.
Power BI dashboards helpen daarbij. Ze maken data uit AFAS overzichtelijk en direct bruikbaar. AFAS biedt hiervoor standaard dashboards, maar je kunt Power BI-dashboards ook zelf bouwen of laten uitbreiden, via GetConnectoren.
Willem, Senior Businessconsultant bij Irixs, ziet dat veel organisaties de standaard dashboards nog onvoldoende benutten. Niet omdat ze geen interesse hebben, maar omdat ze niet goed weten waar te beginnen. Ze weten niet welke dashboards er allemaal zijn, wat je kunt aanpassen en welke inzichten het concreet oplevert.
Waar eigen rapportages vaak achteraf worden gemaakt, geven Power BI-dashboards realtime een actueel beeld. Je ziet sneller afwijkingen, werkt met actuele data en je bent niet meer afhankelijk van handmatige rapportages in Excel.
Voor de modules Financieel, HRM, CRM, Ordermanagement, Fiscaal, Projecten en Abonnementen biedt AFAS inmiddels een breed aanbod aan standaard Power BI dashboards. Deze zijn direct bruikbaar, ook zonder diepgaande Power BI-kennis.
Maar welk dashboard past bij jouw vraag? Volgens Willem begint het altijd bij de vraag achter de cijfers. “Wil je vooral inzicht in prestaties, bijsturen op afwijkingen of juist vooruitkijken? Dat bepaalt welk dashboard je nodig hebt. Een dashboard is geen doel op zich, ze moeten je helpen bij het maken van keuzes.”
In de praktijk helpt het volgens Willem vaak om klein te beginnen.
Waar voer je nu discussies over? Welke cijfers kosten tijd om boven tafel te krijgen? Kies vervolgens één of twee standaard dashboards die daarbij passen. Let daarbij op de kwaliteit van je data. Hier zit Willem vaak de eerste valkuil. “Als je data niet klopt, kloppen de inzichten ook niet. Controleer daarom altijd eerst of je data in AFAS betrouwbaar en compleet is.”
Ook zonder veel AFAS of Power BI kennis is het verstandig om gewoon te starten. “Door ermee te werken, ontdek je al snel zelf welke inzichten helpen en waar je verdieping mist,” aldus Willem.
Zo voorkom je dat dashboards een doel op zich worden, in plaats van een hulpmiddel.
De standaard dashboards van AFAS vormen een sterke basis. Ze geven snel inzicht en zijn eenvoudig in gebruik. Tegelijk is het belangrijk om realistisch te blijven over wat ze bieden.
Wat ze wel bieden:
Wat ze niet bieden:
Met Profit 7 heeft AFAS bovendien nieuwe stappen gezet. Denk aan extra mogelijkheden met filterautorisaties, downloadbare templates en versiebeheer van dashboards. Hiermee zijn standaard dashboards slimmer en veiliger geworden.
Veel organisaties starten met financieel inzicht. Omzet, kosten, resultaat vormen vaak de eerste set KPI’s. “Dit geeft overzicht en grip, en is relatief eenvoudig te realiseren,” vertelt Willem. “Met een Power BI licentie en basiskennis om data uit AFAS op te halen kom je al ver”.
Vervolgens kun je kiezen of je dashboards direct integreert in je InSite omgeving of ze eerst los gebruikt. Soms blijkt dat de data niet volledig is, onvoldoende structuur heeft of dat vrije rapportage ontbreekt. In dat geval hebben de technische consultants van Irixs de kennis in huis om mee te denken hoe het dashboard strakker en duidelijker kan worden ingericht, zowel inhoudelijk als qua presentatie.
"Als je data niet klopt, kloppen de inzichten ook niet. Controleer daarom altijd eerst of je data in AFAS betrouwbaar en compleet is"
Willem Sprangers Senior BusinessconsultantWanneer organisaties meerdere databronnen willen combineren of strategisch vooruit willen kijken aan de hand van scenario’s, is maatwerk vaak de logisch vervolg. Denk aan:
Niet elke organisatie heeft dezelfde behoefte qua dashboarding. Voor sommige organisaties zijn standaard dashboards een uitstekende eerste stap. Voor andere organisaties ontstaat na verloop van tijd behoefte aan verdieping.
Willem benadrukt: “De meeste waarde zit in het gesprek vooraf: waarop wil je sturen, wie gebruikt het inzicht en wat moet het opleveren? Dashboards helpen je bij het maken van keuzes, maar ze zijn nooit het einddoel.”
Of je nu net begint met het opzetten van dashboards of je huidige inzichten wilt uitbreiden, onze consultants denken graag met je mee.