Zo bespaar je tijd met de AFAS gesprekkencyclus

Geen losse Excelletjes, maar een digitale gesprekscyclus

AFAS zou AFAS niet zijn als ze hiervoor niet een efficiënte oplossing bedacht zouden hebben: een digitale gesprekscyclus. Geen losse Excelletjes of zwervende papieren meer, maar een overzichtelijk, gebundeld en gestroomlijnd proces. Door de digitale gesprekscyclus in AFAS bespaar je niet alleen een hoop administratieve lasten, maar worden jij en je medewerkers ook met ondersteunende workflows begeleid in het hele traject. Het enige wat daarvoor nog moet gebeuren is een inrichting op maat voor jouw organisatie.

De voordelen in het kort

• Eenduidig: Één proces voor heel de organisatie
• Inzichtelijk: Zowel medewerkers als managers hebben inzicht
• Eenvoudig: Een ingewikkeld traject wordt simpel, kort en bondig.

De visie achter de gesprekkencyclus in AFAS

Tijdwinst behaal je door continu je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Zo ook het proces rondom de jaarlijkse gesprekkencyclus. De gesprekkencyclus heeft als doel om elk jaar met je medewerkers:

• Competenties te definiëren
• Doelen vast te stellen
• Afspraken te maken voor de ontwikkeling van het komende jaar

Competenties definiëren
De gesprekkencyclus in AFAS gaat uit van verschillende functierollen binnen een organisatie die allemaal hun eigen competenties vereisen. Deze competenties worden in AFAS gehangen aan functierollen en er worden scores aan verbonden. Per medewerker wordt gekeken hoe hij/zij scoort op deze competenties en dat wordt opgenomen in het medewerkersdossier.

Doelen vaststellen
Daarnaast moet worden gekeken wat de jaarlijkse doelen van de medewerker zijn. Ook deze doelen worden opgenomen in het medewerkersdossier.

Afspraken over de ontwikkeling van het komende jaar
De competenties en doelen worden vertaald naar een ontwikkelplan voor het komende jaar. De afspraken dienen als graadmeter.

In AFAS Profit kan dit proces zodanig worden ingericht de ontwikkeling en kwaliteit van je medewerkers inzichtelijk krijgt.

Hoe ziet een AFAS gesprekkencyclus eruit?

Om al deze elementen op te halen bij medewerkers binnen je organisatie zijn er drie verschillende typen gesprekken noodzakelijk. In AFAS software zijn deze drie gesprekstypen opgenomen, waarin alles eenvoudig digitaal voorbereid, gepland en vastgelegd kan worden:

1. Het doelstellingengesprek. Dit gesprek vindt plaats aan het begin van het jaar en wordt voorbereid door de medewerker. Hierin worden de doelstellingen van de medewerker voor het komende jaar bepaald.
2. Het voortgangsgesprek. Dit type gesprek kan meerdere keren in het jaar plaatsvinden en wordt voorbereid en gepland door de manager.
3. Het beoordelingsgesprek. Ook wel een eindejaargesprek. Jij bent als manager degene die het beoordelingsgesprek moet voorbereiden en in moet plannen. Tijdens dit gesprek wordt er een beoordeling besproken en ingevoerd in het dossier. De medewerker kan hier een akkoord op geven.

Dashboards in AFAS

Natuurlijk wil je een gemakkelijk te interpreteren overzicht van alle gesprekkencycli. Daarom heeft de gesprekkencyclus functionaliteit in AFAS twee overzichtelijke AFAS dashboards:

• De succesplanning. In de gespreksplanning zie je in een oogopslag hoeveel gesprekken je hebt gehouden en met hoeveel medewerkers. Je kunt ook de gesprekkendossiers bekijken waarin alle gegevens omtrent doelstellingen staan. Ook kun je de gewenste en de toegekende competenties per medewerker of van de totale organisatie inzien.
• De vlootschouw. Dit dashboard is gebaseerd op twee assen: inzetbaarheid en prestatie. Je ziet hoe er organisatie breed of per medewerker gescoord wordt op deze assen. Wanneer er bijgestuurd moet worden hangen er bepaalde acties aan vast. Maar ook wanneer een medewerker excellent acteert kunnen er acties op volgen.

Wil je nog meer variabelen koppelen aan de gesprekkencycli dashboards? Kijk dan eens naar AFAS power BI. Hiermee kun je alle data uit je AFAS software koppelen aan een AFAS dashboard.

360 graden feedback in AFAS

Een andere functionaliteit binnen AFAS software die ondersteunend is aan de gesprekkencycli is de 360 graden feedback. Je kunt namelijk:

1. Een medewerker kiezen die feedback gaat ontvangen
2. Iemand toekennen die de feedback gaat geven
3. Mogelijkheid tot opstellen en genereren van het feedbackformulier
4. Het feedbackformulier delen met externen, zoals klanten