AFAS Profit 6: Boordevol slimme features

Algemeen

De spraak-taak met Jonas AI: Jonas wordt slimmer. Vanaf Profit 6 kan hij nu ook gesproken informatie automatisch omzetten in actiepunten. Waar je eerder al gegevens kon laten invullen of bonnen kon uploaden, komt daar nu iets bij: de spraak-taak.

Die spraak-taak maakt het mogelijk om AI-analyses uit te voeren op geluidsbestanden, direct binnen een workflow. Stel je voor: je opent de Pocket app, spreekt een korte notitie of gespreksverslag in, en Jonas haalt daar de belangrijkste actiepunten uit. Die taken worden automatisch klaargezet in InSite. Geen losse notities meer, maar directe opvolging.

Je kunt deze functionaliteit overal inzetten: onderweg, tijdens een overleg of direct na een telefoontje. Neem het gesprek op, en Jonas doet de rest: relevante acties worden vastgelegd in het projectdossier. Dat betekent minder handmatig werk, minder ruis én sneller doorpakken.

Werk je nog niet met AI in je AFAS-omgeving? Dan is dit een uitstekend moment om ermee te starten. De spraak-taak helpt je niet alleen sneller te werken, maar ook consistenter.

Power BI: AFAS kondigde eerder al aan dat ze overstappen van Qlik naar Power BI. Gezien er met deze overstap redelijk wat verandert, hebben we een korte blog geschreven zodat jij kan lezen hoeveel impact dit kan hebben op jouw organisatie. Ga voor meer informatie over deze overstap naar deze blog.   

Peppol e-facturatie: AFAS gaat Peppol, de internationale standaard voor e-facturatie, ondersteunen en verzorgt hiervoor ook de service providers. Met de standaard aansluiting kan jouw organisatie veilig, snel en eenvoudig e-facturen versturen en ontvangen. Houd er wel rekening mee: de livegang laat nog even op zich wachten. AFAS heeft aangekondigd dat deze functionaliteit beschikbaar komt vanaf Profit 7. Wil je nu al kijken hoe je e-facturatie kunt optimaliseren of voorbereiden op Peppol? We denken graag met je mee.

Rapportengenerator: De rapportengenerator wordt op de schop gegooid. De tool krijgt een nieuwe look en feel en is aangepast zodat het genereren van rapporten makkelijker wordt. Het kan nu soms best een flinke klus zijn om dit te maken maar vanaf Profit 6 wordt dit je een stuk makkelijker gemaakt.

Wil je nu naast je factuurlayouts en loonstroken ook meer inzicht in je verlof en verzuim? Kijk dan hier hoe Power BI jouw organisatie hier bij kan ondersteunen.

Pas je huisstijl toe: Met Profit 6 wordt het gebruiksgemak verder verbeterd en wordt het toevoegen van een huisstijl in Profit heel eenvoudig gemaakt. Een tip van onze consultants is dan ook: Heb je je huisstijl nog niet doorgevoerd? Ga daar dan mee aan de slag, het hoeft je echt maar 5 minuten te kosten.

HRM

Met de nieuwe release van AFAS Profit verandert er ook op HRM-gebied een aantal zaken. Niet ingrijpend, maar wel praktisch. Denk aan beter inzicht in sollicitaties, meer flexibiliteit in beoordelingsgesprekken en minder handmatig werk bij gegevensbeheer.

Status sollicitant: Solliciteert iemand op meerdere vacatures binnen je organisatie? Dan was het lastig om per vacature de voortgang te volgen, omdat je slechts één algemene sollicitatiestatus kon vastleggen.

In Profit 6 is dat aangepast. Je kunt nu per sollicitatie een eigen status invoeren, waardoor je meer overzicht krijgt en gerichter kunt opvolgen. Je ziet in één oogopslag welke stap per vacature is gezet, voorkomt dubbel werk en houdt makkelijker grip op het hele sollicitatieproces.

Onboarden

• Vanaf Profit 6 kun je onboarden direct starten vanuit de sollicitatie workflow door op de actiebutton te klikken. Dit zorgt het ervoor dat het proces blijft doorlopen, je hoeft het namelijk niet eerst naar de stamkaart van de sollicitant om onboarden te starten.
• Er zijn minder verplichte velden om Onboarden in te kunnen sturen (zo zijn salaris of OE niet meer noodzakelijk)
• Het is mogelijk om meteen formatieverdelingen toe te passen bij het insturen van Onboarden.
• Er zijn vrije dossieritems mogelijk in draaiboek aanvullende gegevens
• Meer weten over het dossieritem Onboarden? Check dan deze blogpost.

Talentmanagement: Werk je met de standaard gesprekscyclus van AFAS, dan werkt deze functionaliteit al heel fijn. Maar wijkt je organisatie er iets van af, bijvoorbeeld doordat je geen nulmeting doet, dan liep je al snel vast en kon je niet verder naar het volgende gesprek.

In Profit 6 is die starre opbouw losgelaten. Je kiest nu zelf welke gesprekken je voert en in welke volgorde. Ook kun je collega’s uitnodigen om via een 360 graden feedbackformulier input te geven. Die feedback wordt direct gekoppeld aan het dossier en kan worden meegenomen in gesprekken en beoordelingen.

Je krijgt meer ruimte om de gesprekscyclus aan te passen aan je eigen werkwijze én bouwt beter onderbouwde gesprekken met directe feedback uit het team.

Locatie vastleggen per medewerker: Vanaf Profit 6 kun je een werklocatiepatroon vastleggen in de stamkaart van medewerkers. Hier leg je een hoofdlocatie en hoofdvervoersmiddel vast. De combinaties in het patroon zorgen dan voor de verschillende reisafstanden. Deze kun je dan zelf invullen of laten invullen. Het patroon werkt vervolgens samen met het rooster van de medewerker zodat reiskosten enkel worden vergoed op de dagen dat je medewerker werkt. Afwijkingen in het patroon kunnen via de Pocket app op basis van ritregistratie worden vastgelegd. 

Werkgeversverklaring: Er komt een standaard dossieritem met workflow voor het aanvragen van een NHG-werkgeversverklaring. Deze workflow houdt automatisch rekening met een eventuele Verklaring voortzetting dienstverband, meerdere dienstverbanden en je kunt ook aanvullende voorzieningen vastleggen. Deze workflow vult de basis loongegevens zoals jaarsalaris, vakantiegeld en standaard toeslagen. Daarnaast heb je zelf de mogelijkheid om looncomponenten in te tellen of juist in mindering te brengen. 

Control framework: AFAS heeft het control framework uitgebreid met drie standaard typen control framework, ISO 9001, Normenkader IBP, NEN 440-1. Hoe werkt dit dan in de praktijk? We nemen het SNA-keurmerk als voorbeeld. Vanaf Profit 6 staan alle eisen en toelichting van de standaard NEN 4400-1 waar je aan moet doen voor het keurmerk, standaard in het control framework. Dit hoef je dus niet meer met rapportages uit je systeem te halen, hier kun je het control framework voor gebruiken.  

IKB: Het keuzebudget wordt een keuzemodel waarin je het gehele jaar kunt doorrekenen. Alle toekomstige mutaties worden hierin meegenomen.

Projecten (Bouw)

Factuurvoorstel aanmaken via InSite: AFAS heeft een verbetering doorgevoerd die je veel tijd én creditnota’s kan besparen. Het is nu mogelijk om een factuurvoorstel op te sturen naar je klanten. Zo ziet je klant vooraf wat er gefactureerd gaat worden en vindt het goedkeuringsproces plaats voor facturatie. Dat betekent dat eventuele fouten er vooraf uit worden gehaald en je daardoor minder creditnota’s hoeft te versturen.

Werkbegroting: veld BI verwachte kosten (Bouw): Bij het opstellen van werkbegrotingen in de bouw kon het veld ‘BI verwachte kosten (inkoop)’ verkeerde waarden tonen. Dit gebeurde als je inkooporderregels op verschillende momenten toevoegde en verplichtingen per regel had ingesteld.

Vanaf Profit 6 telt AFAS eerst alle verplichtingen bij elkaar op en berekent daarna pas het totale uitvoerresultaat. Dit voorkomt foutieve tussenstanden.

Optiekeuzelijst: Btw in prijzen Voorcalculatie (Bouw): Vanaf nu worden de prijzen in de optielijsten correct overgenomen vanuit de voorcalculatie, zonder dat btw onterecht nog eens extra wordt meegerekend. Alleen als de btw-instellingen tussen de optielijst en de voorcalculatie van elkaar verschillen (bijvoorbeeld de een is inclusief btw en de ander exclusief), wordt de prijs automatisch herberekend. Dit voorkomt fouten in prijsopbouw en zorgt voor betrouwbaardere bedragen richting kopers.

Ordermanagement

Flexibel inkopen: Genereer in één keer volledige inkooporders door de inkoop van niet-voorraadhoudende items via het Bestelvoorstel te doen, zonder rekening te houden met voorraadhoudende artikelen. Dit minimaliseert het aantal handmatige handelingen en zorgt ervoor dat je volledig kan leunen op geautomatiseerd bestellen voor elk item.

Inkopen op project: Het handmatig autoriseren van de juiste project-keuzes binnen inkoopvragen is dankzij deze update niet meer nodig. Doordat je vanaf projecteigenschappen nu zelf inkoopaanvragen kunt uitvoeren, zorgt dit in combinatie met de functionaliteit Project-teams ervoor dat iedereen alleen voor zijn eigen projecten aanvragen kan doen.

Ontvangsten via AFAS Pocket: Hoe handel je op elke plek je binnenkomende bestellingen snel af? Met de Pocket app! Open de app, boek de ontvangsten op je inkooporders en voeg eventueel nog bijlages toe. Dankzij deze nieuwe functionaliteit verkort je de doorlooptijd en kun je andere processen, zoals het accoderingsproces van inkoopfacturen, verder optimaliseren.

Pocket

Snelmenu: Zijn er binnen je organisaties veel medewerkers die dagelijks geen laptop gebruiken maar wel de Pocket app raadplegen? Dan is de nieuwe functionaliteit voor een snelmenu een echte uitkomst. Met een snelmenu maak je het voor je medewerkers makkelijker om taken uit te voeren en voorkom dat ze tussen verschillende tabbladen moeten schakelen. Nog verder optimaliseren? Voeg dan rechtsonderin de ‘+’ button toe, dit is een snelkoppeling waarmee je zaken als verlof aanvragen of uren boeken snel kunt regelen. Het klinkt misschien als een kleine optimalisatie maar deze verbeteringen gaan veel gebruiksgemak opleveren.

Insite

Standaard dossier-pagina’s: AFAS gaat standaard pagina’s introduceren in InSite. En nu horen we je denken ‘Standaard pagina’s, die bestonden toch al?’. Dat klopt, maar vanaf Profit 6 is ook de opmaak en stijl standaard. Dat houdt in dat wanneer er een wijziging plaatsvindt, de opmaak blijft zoals die is. Qua inrichting scheelt dit behoorlijk want vaak gaat er veel tijd zitten in het opmaken van pagina’s.

Nu kun je per dossier item kiezen of je een standaard pagina van AFAS wil hebben. Alle pagina’s die dan onder dat type dossier item vallen, worden dan omgezet naar een standaard. Neem bijvoorbeeld het dossier item verlofaanvraag, alle pagina’s die daar onder vallen worden op dezelfde manier opgebouwd. Dit scheelt je werk in onderhoud en opmaak want het beheer hiervan ligt bij AFAS. Het blijft overigens mogelijk om toelichtingen toe te voegen aan je pagina’s.

KPI’s op pagina’s en projecten: Met deze nieuwe functionaliteit krijg je visueel inzicht in je kengetallen. Zo krijg je bij een verkooprelatie direct visueel inzicht in de omzet per maand, omzet per jaar en het betalingsgedrag. Let op, dit is geen Power BI dashboard. Wil je meer weten over de krachtige combinatie van AFAS en Power BI? Check dan ook eens deze link.

Overige wijzigingen: Verder zijn er nog een aantal wijzigingen doorgevoerd die gebruikersgemak opleveren:

• AFAS brengt het aantal kleuren terug, momenteel zijn dit er 20+ en deze hebben allemaal een andere betekenis. Door het aantal kleuren terug te brengen, vereenvoudigen ze de opmaak en worden de kleuren beter herkenbaar, omdat het er slechts een aantal zijn.
• Het is vanaf nu mogelijk om labels langer dan 30 tekens te maken, deze worden niet meer afgekapt.
• De reacties in workflows worden beter vastgelegd. Nu zag je de reacties altijd al staan in workflowhistory, alleen zag je niet waar in de flow die reactie werd gegeven. Dit is met Profit 6 aangepakt zodat jij precies ziet waar in de flow welke reactie is gegeven.

CRM

Afdeling aanmaken in InSite: Voorheen kon je alleen maar kostenposten aanmaken bij een verkooprelatie, nu kun je ook afdelingen aanmaken bij je klanten.

Inzien van e-mails verzonden uit workflows: Vanaf Profit 6 worden verzonden e-mails uit workflows automatisch opgeslagen in het dossier. Voorheen was het niet mogelijk om deze e-mails terug te lezen of bijlagen te openen, je wist alleen dát ze verzonden waren.

Met deze wijziging heb je direct inzicht in de inhoud en bijlagen van verzonden berichten. Dat maakt het eenvoudiger om communicatie terug te vinden, eventuele fouten te corrigeren of navraag te voorkomen. Een praktische verbetering die het beheer van workflows net wat overzichtelijker maakt.

Flex

Urenontrafelaar (Profit 7): Vanaf Profit 7 introduceert AFAS de urenontrafelaar, een tool waarmee je het verwerken van uren eenvoudiger maakt. Hiermee neem je het denkwerk uit handen van je medewerkers en zorg je ervoor dat je administratie minder hoeft te controleren en corrigeren. Hoewel de ontrafelaar je veel werk uit handen neemt, is het (nog) niet tot alles in staat. Zo kan de tool namelijk nog niet:

• Dagoverstijgend boeken, bijvoorbeeld een nachtdienst. 

• Instelbare overwerkdrempel. 

• Tijd-voor-tijd per week, 4 weken of maandberekening. 

Zijn deze items voor jouw organisatie wel noodzakelijk? Dan ben je voor nu in elk geval nog aangewezen op de Irixs Urenontrafelaar. Die kan dat namelijk wel.  

Voor alle andere organisaties: De beta versie van de AFAS Urenonrafelaar is vanaf Profit 6 beschikbaar en vanaf Profit 7 is de urenontrafelaar beschikbaar voor iedereen.  

Meeleveren van beschikbare loonschalen: Dit is een toffe update voor organisaties die gebruik maken van declaratie verloning en de CAO voor uitzendkrachten hebben. Momenteel is het nog zo dat je bij het uitzenden en detacheren je zelf de loonschalen van je inleners moet onderhouden en bijhouden. Vanaf Profit 6 pakt AFAS dit voor je op en zorgen ze ervoor dat je die loonschalen allemaal krijgt. Dit kun je aan of uitzetten voor je desbetreffende inlener (op item set niveau) en wordt dus helemaal voor je beheert. Hoe dit er exact uitziet?

• Loonschalen worden door AFAS geactualiseerd.
• Wordt je loonschaal uitgeleverd met terugwerkende kracht? Geen zorgen, er kunnen meerdere loonschalen inzitten.
• Je krijgt 6 weken om een moment te kiezen of en hoe je het wil doorvoeren. Heb je dit niet binnen de 6 weken gedaan? Dan wordt het automatisch doorgevoerd.

Plaatsing versie loonschalen: Er komt een nieuw veld op plaatsingsversie om het vernieuwen van loonschalen makkelijker te maken. Momenteel is het vernieuwen van loonschalen een flink karwei om netjes in te regelen. Dankzij het nieuwe veld ‘datum herindeling schaaltrede’ kun je aangeven wanneer de loonschaal verandert en kun je met twee andere velden de nieuwe schaaltrede aangeven voor de desbetreffende plaatsing.

Ons advies? Ga hier nog niet mee aan de slag, maar wacht nog even tot Profit 7. Wanneer je hier met Profit 6 al mee aan de gang gaat moet je allemaal nieuwe functies aanmaken. Wacht je tot Profit 7? Dan kun je dit voor je bestaande functies inregelen.

Intercompany verlonen: Vanaf Profit 6 kun je op plaatsingsniveau aangeven wanneer bepaalde kosten naar een andere administratie moeten en is het mogelijk om je eigen administratie een intercompanyfactuur te sturen. Hiermee komen de kosten van het uitlenen van medewerkers op de juiste plek binnen je organisatie.

Weekcontrole: De weekcontrole is er om te checken of je uren voor de desbetreffende week zijn geboekt. Hier vond je eerder enkel je uren geboekt op je plaatsing en geboekte verlofuren. Vanaf Profit 6 vind je hier ook de verzuimmeldingen terug en vind je in je weekcontrole dus alle geboekte uren terug. Wel zo overzichtelijk!