Hoe procesoptimalisatie in AFAS tot minder handmatig werk leidt

Procesoptimalisatie is een terugkerend proces waarmee je op allerlei vlakken procesverbeteringen doorvoert binnen jouw organisatie. Deze verbeteringen dragen bij aan een maximale efficiëntie en minimale kosten, zodat jouw medewerkers zich kunnen richten op die werkzaamheden die hun focus verdienen. In deze blog vertellen we je hoe dit precies zit.

De zes stappen van procesoptimalisatie

Wat bedoelen we bij Irixs eigenlijk met procesoptimalisatie? Als we het over procesoptimalisatie hebben, gaan we altijd uit van de zes stappen die Lean Six Sigma Groep stelt – ongeacht of je AFAS gebruikt. Diverse collega’s hebben deze training gevolgd en zijn gecertificeerd Lean specialist. De zes stappen van procesoptimalisatie komen in hoofdlijnen op het volgende neer:

1. Klantwaarde bepalen
   Om jouw klant centraal te kunnen stellen, is het belangrijk om te weten wat voor hem of haar waarde toevoegt. De makkelijkste manier om hierachter te komen is door het klanten te vragen in een enquête of een persoonlijk gesprek. Vaak leidt dit tot verrassende inzichten.
2. Bedrijfsprocessen in kaart brengen
   Creëer nu inzicht in je bedrijfsprocessen door de processen zoals deze er nu uitzien in kaart te brengen. Door die aspecten te meten die voor de klant van belang zijn, zoals snelheid en kwaliteit, ontstaat inzicht in hoe goed of slecht een proces volgens klanten verloopt. De uitkomsten zijn vaak confronterend, maar er is geen betere reden om te veranderen.
3. Oorzaken
   Bedrijfsprocessen in kaart brengen zorgt ervoor dat je vaststelt waarin het huidige proces faalt. Vervolgens ga je door middel van data-analyse, brainstormen en analyse van dit proces op zoek naar oorzaken voor dit falen. Vraag goed door zodat je de belangrijkste oorzaken helder op een rij hebt.
4. Verbeterd proces
   Je kunt nu een proces ontwerpen waarin de belangrijkste oorzaken voor het falen worden weggenomen. Start hiervoor met brainstormen en maak vervolgens het proces visueel.
5. Implementatie
   Nu je hebt bedacht wat je wilt verbeteren en hoe je dat gaat doen, is het tijd om hier ook daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Met behulp van een pilot kun je testen of en hoe je verbeterplannen in de praktijk werken. Hierbij neem je je medewerkers op een veilige, want kleinschalige, manier mee in de nieuwe werkwijze.
6. Borging
   Om te voorkomen dat na een paar maanden alles weer bij het oude is, is het belangrijk om procesoptimalisatie te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een dagstart, waarbij je dagelijks bij je team checkt hoe de zaken ervoor staan. Hiermee kun je tegenslagen opvangen en steeds nieuwe verbeteringen blijven doorvoeren.

Procesoptimalisatie en AFAS? Minder handmatig werk!

In een samenleving die steeds sneller verandert, ontkom je er als organisatie dus niet alleen aan om je processen te automatiseren; ook procesoptimalisatie speelt een steeds grotere rol in het bereiken van efficiency. Wanneer bedrijfsprocessen niet op een efficiënte manier verlopen en als gevolg niet goed geborgd kunnen worden in bedrijfssoftware (zoals AFAS) ben je veel tijd kwijt aan zoeken naar administratie en het dubbel invoeren van administratie. Denk aan afdelingen die niet met elkaar integreren, maar wel voorzien moeten worden van dezelfde informatie. Of aan verschillende software systemen die niet aan elkaar gekoppeld zijn.

Bij Irixs werken verschillende specialisten op het gebied van procesoptimalisatie en AFAS. Zij geven als businessconsultant niet alleen advies over jouw bedrijfsprocessen, ook weten zij hóe zij jouw bedrijfsprocessen het beste kunnen configureren in AFAS. Het resultaat is minimale handmatige administratie, maximale tijdbesparing en een organisatie die gewoon lekker werkt.

 Ondersteuning bij procesoptimalisatie

Wanneer je AFAS hebt geïmplementeerd binnen je organisatie sta je eigenlijk pas aan de start van een succesvolle automatisering. Daarom zien wij een AFAS implementatie als een vertrekpunt. Om de kansen die AFAS biedt optimaal te benutten, is het slim om een AFAS partner zoals Irixs in de arm te nemen die mee kijkt naar meer dan alleen de software. Onze medewerkers hebben veel ervaring met zowel de AFAS software als de stappen van procesoptimalisatie en kunnen je wijzen op mogelijkheden waaraan je zelf misschien nog niet had gedacht. Op naar een optimaal proces met zo min mogelijk handmatig werk!

Meer weten over de mogelijkheid om door procesoptimalisatie in AFAS handmatig werk te verminderen? Neem gerust contact met ons op.