Workday voor HR, Profit Payroll voor salarisverwerking

Workday is één van de moderne toonaangevende HRM-applicaties. In Nederland stappen grotere, internationale organisaties dan ook geregeld over naar Workday voor hun HR-processen. AFAS Profit heeft uitgebreide, op Nederland toegesneden payroll-functionaliteit. Vaak wordt daarom gekozen om de salarisverwerking met Profit uit te (blijven) voeren.

Hoe pak je de inrichting van de koppeling AFAS Profit Payroll en Workday aan? Tips van de Irixs expert.

Medewerkergegevens in meerdere applicaties

Medewerkergegevens correct bijhouden in meerdere applicaties is een flinke klus. Zeker bij grote aantallen wil je dit niet met de hand doen. Het kost veel tijd en een overtypfout is al snel gemaakt. En wat te doen bij ziekte van je medewerker net op het moment dat de verloning de deur uit moet.

Een inefficiënt proces en daarom een hele goede reden om de systemen automatisch te koppelen.

Workday voor HR

Workday wordt primair ingezet voor het ondersteunen van de HR-processen binnen een organisatie. Hierbij kun je denken aan:

• In- en uit dienst processen
• Werving
• Wijzigingen in de persoonlijke omstandigheden (verhuizen,  huwelijk)
• Functie en salaris (opbouw)
• Functie opbouw en indelingen
• Afwezigheid en verlof (aanvragen)
• Organisatiestructuur (management lagen)

De financiële aspecten van bovenstaande:

• Doorbelastingen en kostenplaatsen(structuur)
• Verdeling personele kosten
• Rapportages
• Sturing personele opbouw

AFAS Profit Payroll voor verloning

Een deel van de medewerkergegevens in Workday is nodig voor de maandelijkse salarisverwerking, bijvoorbeeld:

• Primaire medewerker kenmerken zoals naam en contactgegevens
• Functie (mutatie)
• Salaris (mutatie)
• Rooster (wijziging)
• Verlof

Als je beide applicaties koppelt waarbij automatisch gegevens worden uitgewisseld, is Profit altijd up-to-date met de laatste stand van zaken uit Workday.

Profit altijd up-to-date met de laatste gegevens uit Workday

Hoofdstromen voor de koppeling

Er zijn twee hoofdstromen:

1. Vanuit Workday naar Profit:

• Gegevens voor loonverwerking

De primaire ‘stroom’ en de directe aanleiding voor een koppeling

Eventueel aanvullend:

• Declaraties
• Bonussen en eenmalige emolumenten

2. Van AFAS Profit naar Workday

Een aantal gegevens kan ook terug naar Workday bijvoorbeeld:

• Salarisstroken zodat die voor de medewerker beschikbaar komen in ‘Mijn Workday’
• Jaaroverzichten (idem)
• Loonjournaal

De belangrijkste inrichtingsvragen

“Het begint met inrichting.” Wat komen we bijna altijd tegen bij de inrichting van de koppeling? Op het eerste gezicht lijkt het een technische exercitie: “Hoe koppel ik twee verschillende systemen aan elkaar?” Toch ligt de essentie op een ander vlak.

Het lijkt zo scherp afgebakend: HR in Workday en Salarisadministratie in Profit

Een drietal aspecten die altijd aan de orde komen:

Procesinrichting

Welke gegevens houden we waar bij?

Het lijkt zo scherp afgebakend: HR in Workday en Salarisadministratie in Profit.  Maar waar eindigt een HR proces en start het proces t.b.v. van de salarisverwerking? Met andere woorden: ”Wat doen we waar?”

(Voorheen) met alles geïntegreerd in Profit zijn grijze gebieden minder relevant. Vaak was dat een kwestie van werkafspraken.

Als voorbeeld: De details van een woon-werk regeling (voor de juiste berekening). Liggen die vast in Workday. En kan dat eigenlijk wel? Of laten we dat toch maar in Profit.

Daar komt bij dat HR-afdelingen en de salarisverwerking van oudsher dicht tegen elkaar zitten. Met een eventueel internationale inrichting van Workday en een Nederlandse Payroll wordt de scheiding groter.

En wat te denken van het employee-selfservice-portaal: geheel op maat ingericht in Profit InSite. Welke delen kunnen daarvan naar ‘Mijn Workday’

Gegevens 

“Gegevens zijn een onderwerp op zich”

Deels afgeleid van bovenstaande maar eigenlijk een onderwerp op zich (zie ook ons eerder blog).  Zoals Profit zijn vrijheidsgraden kent voor de inrichting, zo heeft Workday ook zijn eigen configuratie mogelijkheden. Die komen niet zonder meer overeen als het gaat om gegevens voor salarisverwerking. Dat is niet vreemd: Workday is een internationaal pakket en de Nederlandse salarisverwerking heeft (in Profit) fijnmazige inrichtingen.

Dus heb ik wel voorzien dat de naamgeving voor de loonstrook ook overeenkomt met de voorziene Workday inrichting?

Daarnaast het bekende verhaal van gegevens in meerdere systemen:

• Is de betekenis wel identiek
• Moeten velden gecombineerd worden tbv  de uitwisseling
• Moeten formaten getransformeerd worden
• Komen de keuzemogelijkheden en validatie’s van de gegevens (velden) overeen
• Is het eenduidig wat de ingangsdatum van de mutaties zijn. (wanneer is de functiewijziging van kracht?)

Niet alleen Payroll

Wat als je gegevens niet alleen voor AFAS Profit Payroll gebruikt?

Vaak is het uitgangspunt: alleen uitwisseling van gegevens voor de salarisverwerking. Maar als de uitgangssituatie is dat AFAS Profit breed gebruikt wordt, dan zijn er vast aanpalende gegevens bij van medewerkers die niet direct gerelateerd zijn aan de salarisverwerking. Bijvoorbeeld voor de Projectplanning, of voor de gegevens in relatie met de standplaats.

Zo ontstaat een grijs gebied van aanvullende gegevens die een andere toepassing hebben maar gezien de werkwijze logischerwijs wel in Workday worden vastgelegd.

Een variant hierop betreft gegevens die waarvan tot op heden AFAS Profit de bronhouder was, en die ook worden gebruikt in andere (gekoppelde) systemen.

Deze drie aspecten staan nog los van de technische vraagstukken en kwesties over data kwaliteit. Maar het begint met bovenstaande inrichtingsvragen.