Aan de slag met Jonas AI van AFAS

Met Jonas zet AFAS een concrete stap om kunstmatige intelligentie onderdeel te maken van je dagelijkse processen. Dat roept vragen op. Wat kan Jonas concreet voor je betekenen? En wanneer past het bij jouw organisatie? 

Om daar een goed beeld bij te krijgen, gingen we in gesprek met Marlies, projectleider bij Irixs. Zij heeft Jonas inmiddels meerdere keren ingericht bij klanten en ziet in de praktijk waar de kracht zit. Het enthousiasme voor de tool groeit alleen maar, en daarom leggen we je uit wat je precies van Jonas AI kan verwachten.  

Jonas AI, een mooie toevoeging aan het AFAS-pakket 

“Wat ik vooral zie, is dat AFAS met Jonas een hele mooie stap zet. Ze gaan serieus aan de slag met AI, maar wel op een manier die past bij hoe organisaties werken. Het is geen speeltje en ook geen chattool.” vertelt Marlies. 

Jonas is geen losstaande functionaliteit waar je vrij mee kunt experimenteren. Het is een component die je vooraf moet inrichten in je AFAS-omgeving. Dat betekent dat gebruikers niet eindeloos vragen kunnen stellen en opdrachten kunnen geven. Jonas doet alleen waar het voor is ingericht en blijft binnen de kaders die vooraf zijn bepaald. Juist die begrenzing maakt Jonas in de praktijk werkbaar. Het helpt organisaties om AI toe te passen zonder dat processen onvoorspelbaar worden of controle verdwijnt. 

“Eigenlijk lijkt het wel een beetje op het inrichten van een eigen chatagent.” legt Marlies uit. “Je bepaalt vooraf wat hij doet. Eindgebruikers merken dan vooral dat dingen sneller of makkelijker gaan, niet dat ze per se met AI bezig zijn.“  

Praktische meerwaarde voor HR-professionals  

Een van de toepassingen die Marlies momenteel het meeste ziet, is bij gesprekken. “Tijdens gesprekken kan Jonas opnemen en daarna een samenvatting maken. Dat klinkt misschien simpel, maar het effect is groot. Je kunt het gesprek dan echt voeren, zonder ondertussen te typen.”  

De kracht zit niet alleen in het vastleggen van het gesprek, maar vooral in de richtlijnen die je vooraf toepast. “Bij sommige organisaties is bijvoorbeeld afgesproken dat emoties niet beschreven mogen worden. Dus geen interpretatie van het gesprek, alleen wat er letterlijk gezegd is. Dat kun je allemaal vooraf instellen.” 

Ook buiten gesprekken ziet Marlies duidelijke meerwaarde. “Jonas kan helpen om informatie te bundelen in dossiers. Bijvoorbeeld bij klachten of vrije dossieritems. Je hoeft dan zelf niet alles bij elkaar te zoeken, maar krijgt sneller een compleet beeld.”  

Er zijn meerdere toepassingen mogelijk van Jonas, zoals spraaktaken, samenvattingen, het genereren van reacties in workflows en zoeken in dossiers. Volgens Marlies is Jonas pas echt krachtig als het in staat is patronen te herkennen en informatie te bundelen. “Automatisch reacties laten genereren vind ik persoonlijk minder interessant. Het gaat erom dat je Jonas gebruikt om slimmer te werken.” zegt Marlies. 

Privacy als begrijpelijke drempel  

Hoewel Jonas inmiddels door veel organisaties wordt gebruikt, bestaan er soms nog twijfels. “De activering voelt groot,” vertelt Marlies. “En het gaat vaak om privacygevoelige informatie. Dat maakt het vaak toch spannend en dat is ook logisch.” 

Toch is die terughoudendheid goed te ondervangen. “Je kunt heel bewust kiezen waar je Jonas wel en niet inzet. Het is niet verplicht en het vult nooit zelf iets definitief in. Jij beslist uiteindelijk altijd zelf.” Daarnaast biedt AFAS ook uitgebreide documentatie, onder andere voor privacy officers. Dat helpt organisaties om intern goed af te stemmen wat wel en niet gewenst is en hoe dit wordt geborgd.  

Tips van Marlies 

In plaats van groot te denken of direct alles te willen inzetten, ziet Marlies dat Jonas vooral goed werkt als je hem gericht gebruikt binnen bestaande processen. Niet omdat het technisch kan, maar omdat het het werk daadwerkelijk makkelijker maakt.  

Deze tips helpen daarbij: 

• Een spraaktaak is in te sturen via InSite, de pocket app en zelfs via een Apple watch. Dit is echt superhandig om onderweg jouw verhaal om te zetten in bijvoorbeeld een verslag. Dit verslag belandt vervolgens automatisch in jouw taken, waardoor je vervolgens zelf kan bepalen wat je met dit verslag wil doen.  

• Zijn er collega’s die liever geen gebruik maken van AI? Hiervoor kun je een keuze in de workflow aanmaken. Hiermee bepalen eindgebruikers dan zelf of ze wel of geen gebruik willen maken van Jonas.  

• Door simpele inrichting is het mogelijk om heel specifiek binnen jouw processen te bepalen op welke plek Jonas zijn werk moet doen en dus ook enkel zichtbaar zou moeten zijn. Wil je volledige transparantie hierin? Overal tonen is de basis.  

Een logische stap richting slimmer werken  

Voor organisaties die bewust met AI aan de slag willen, is Jonas volgens Marlies een logische eerste stap. Niet omdat het moet, maar omdat het aansluit op bestaande processen en daar ondersteuning biedt. Met de juiste inrichting zet je met Jonas een praktische stap richting slimmer en efficiënter werken, zonder dat processen onvoorspelbaar worden of menselijke keuzes verdwijnen.